Minimalism & Digital Declutter: Dọn dẹp không gian số của bạn

Ngày nay, với nhu cầu và mật độ sử dụng các thiết bị công nghệ ngày càng tăng của con người, máy tính, điện thoại di động, mạng Internet dần trở thành một chiều “không gian sống” mới, không thể thiếu được đối với nhiều người. Tương tự với không gian vật chất, không gian số cũng cần được “dọn dẹp” thường xuyên để tối ưu hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian, và tăng độ tập trung đối với những công việc sử dụng tới công nghệ.

Sau một thời dài tìm cách giành quyền kiểm soát công nghệ và thử nghiệm nhiều phương pháp tăng hiệu suất làm việc, tôi nhận thấy những thói quen/thủ thuật sau đây đã giúp mình vượt qua những khó khăn ban đầu. Tôi hy vọng bài viết này giúp bạn đọc có thêm kiến thức và động lực để bắt tay “dọn dẹp” không gian số của mình ngay hôm nay.

I. Máy tính

1. Giữ màn hình (desktop) “sạch sẽ” nhất có thể

Không có gì làm tôi stress hơn là việc có một màn hình máy tính ngập toàn files tài liệu. Có những thời kỳ bù đầu làm một lúc nhiều dự án và vì để “tiện” tìm tài liệu (thực ra là lười), tôi để tất cả những files tải về, files đang làm dở, và cả files đã làm xong rồi lên trên màn hình máy tính, cùng với đủ các loại tập tin (folders) linh tinh khác. Mặc dù vẫn có thể tìm được tài liệu, việc để quá nhiều thứ trên màn hình làm tôi thường xuyên thấy ngột ngạt và mất kiểm soát, thậm chí đến mức cứ mở máy tính lên là muốn đóng lại ngay. Nghĩ lại thời kỳ này, một động tác tưởng như đơn giản và vô hại như để tài liệu lên màn hình máy tính không chỉ kéo tụt hiệu suất làm việc mà còn có tác động tiêu cực đến tinh thần của tôi hàng ngày.

Ngày nay, tôi luôn cố gắng giữ màn hình máy tính của mình “sạch sẽ” nhất có thể. Tôi bỏ hẳn thói quen lưu files tài liệu lẻ tẻ lên màn hình và tập thói quen sắp xếp files vào folders cố định ngay khi tải về. Đối với những tài liệu không quan trọng (kiểu dùng xong xoá ngay trong ngày), tôi để vào một folder duy nhất trên màn hình, tên là “Working” (Đang làm dở), và cũng xoá cả folder này đi sau 1-2 ngày khi đã làm xong việc.

Nếu coi màn hình máy tính là một bức tường trong không gian sống thì mỗi người sẽ có cách riêng để “trang trí” bức tường của mình. Tôi thấy nhiều người hay để background màn hình máy tính là ảnh gia đình, người yêu, phong cảnh, đồ ăn … và thay đổi thường xuyên tuỳ theo cảm hứng và tâm trạng. Cá nhân tôi thường chọn background đơn giản nhất có thể, hoặc là một hình ảnh phong cảnh hoặc đồ dùng tĩnh, hoặc là một nền màu đơn sắc với câu nói truyền cảm hứng. Một khi đã tìm được background ưng ý, tôi rất hiếm khi thay đổi. Là một người sống theo phong cách tối giản, tôi cảm thấy background càng đơn giản thì mình càng làm việc ổn định và tập trung. Tôi cũng có nhu cầu thường xuyên chia sẻ màn hình máy tính của mình khi thuyết trình, hội thảo, giảng bài…, vì vậy, tôi nghĩ việc để một background đơn giản, chuyên nghiệp cũng là một cách thể hiện sự tôn trọng với người làm việc cùng. Tuy nhiên, phong cách này có thể quá đơn điệu đối với nhiều người — vì vậy, tuỳ vào “gu” thẩm mỹ và khả năng tập trung của mỗi người, bạn có thể chọn cho mình một background trang nhã, sáng sủa, sạch sẽ riêng cho mình.

2. Sắp xếp tập tin (folders) bằng Dropbox

Cũng như đồ đạc trong không gian vật chất cần được để vào những vị trí riêng, files tài liệu trong máy tính cũng cần được sắp xếp vào những folders cố định để người dùng có thể tìm kiếm và quản lý tài liệu dễ dàng.

Trong khoảng 5-6 năm gần đây, tôi chọn sắp xếp hầu hết tất cả folders của mình trên Dropbox. Dropbox có thể tải về miễn phí, cài đặt dễ dàng trên máy tính như một “ổ cứng” thông thường để lưu trữ tài liệu. Điểm mạnh nhất của Dropbox là chế độ tự động kết nối và cập nhật với tài khoản Dropbox trên mạng, cho phép người dung truy cập và sử dụng tài liệu ở bất cứ đâu có Internet. Dropbox cũng cho phép người dùng chia sẻ folders, khiến việc quá trình cộng tác, làm việc theo nhóm được dễ dàng, thông suốt. Nếu bạn chưa có Dropbox hoặc có rồi nhưng chưa sử dụng thường xuyên, tôi khuyên bạn nên cân nhắc sắp xếp tài liệu trên Dropbox vì nó rất dễ sử dụng, có thể truy cập ở mọi nơi, và an toàn cho lưu trữ tài liệu (không còn lo mất mát khi máy tính hỏng, USB mất…)

Về cách sắp xếp files vào từng folders, tôi cũng không có một phương pháp nào đặc biệt ngoài việc chủ động tạo folders cho từng dự án một và những folders nhỏ bên trong (nếu cần) để sắp xếp tài liệu theo đúng mục đích và nhu cầu sử dụng. Là một “visual learner” (người học bằng hình ảnh), tôi thích đặt màu sắc cho các folders của mình để dễ nhớ và dễ tìm tài liệu – thông thường các folders có cùng độ quan trọng, cùng nhóm mục đích sẽ được đặt chung màu. (Hình ảnh dưới đây là các folders với màu sắc cơ bản trong Dropbox của tôi).

3. Đánh giá lại tổng thể dữ liệu ít nhất 2 lần/năm

Dù có sắp xếp ban đầu tốt đến đâu thì chắc chắn sau một thời gian sử dụng, hệ thống các folders cũng không còn được gọn gàng như ngày đầu. Ngoài ra, hàng ngày chúng ta đưa vào máy tính một số lượng tư liệu không nhỏ, tích tụ theo thời gian có thể sẽ làm máy tính quá tải. Vì vậy, khoảng 2 lần/năm (có thể ít hơn hoặc nhiều hơn, tuỳ theo mức độ sử dụng máy tính của mỗi người), ta nên đánh giá lại tổng thể dữ liệu để xem phần nào còn sử dụng, phần nào không, phần nào nên backup lên mạng/ổ cứng di động, phần nào nên xoá vĩnh viễn… Quá trình này không nhất thiết phải tốn nhiều thời gian, thông thường tôi chỉ dùng khoảng 30 phút đến 1 tiếng, chủ yếu để lượt lại Dropbox và ảnh lưu trong máy tính. Việc làm này đặc biệt cần thiết với những ai có nhu cầu xử lý khối lượng lớn dữ liệu vì không gì bức bối bằng việc bỏ bao công sức làm dự án nhưng đến cuối cùng lại không lưu được files vì máy tính không còn chỗ trống.

***Ghi chú:

Tất cả các thói quen và phương pháp xử lý dữ liệu máy tính liệt kê trên đây đều xoay quanh mục đích lớn nhất của tôi là: giải phóng bản thân khỏi một máy tính nhất định để có thể làm việc ở bất cứ đâu. Vì vậy, tôi rất thích Dropbox. Cũng với mục đích này, tôi đưa ra hàng loạt quyết định sử dụng công nghệ phù hợp với nhu cầu và thói quen làm việc của mình. Ví dụ, tôi dùng OneDrive, Google Drive, và iCloud để backup dữ liệu thay vì USB hay ổ cứng di động; dùng Mendeley để đọc và sắp xếp tài liệu PDF; dùng Stata với syntax thay vì SPSS để làm phân tích định lượng; dùng Dedoose thay vì NVivo, Atlas.ti, hay MAXQDA cho phân tích định tính… Tuỳ vào mục đích làm việc của mình, bạn có thể sẽ có những cách sắp xếp tài liệu máy tính phù hợp hơn — những gì tôi chia sẻ ở đây ở chỉ ở mức độ tham khảo.

II. Điện thoại

1. Nhóm các ứng dụng điện thoại trên một màn hình duy nhất

Gần đây tôi mới phát hiện ra là rất nhiều người không nhóm các ứng dụng điện thoại mà để tất cả ra ngoài màn hình chính, có khi còn lan sang vài màn hình khác, phải chuyển liên tục mới tới được. Cũng như màn hình máy tính, cách sắp xếp các ứng dụng tràn lan như thế này rất khó nhìn, mất thời gian tìm kiếm, và thực sự không đẹp mắt. Nếu màn hình điện thoại của bạn đang ở tình trạng này, tôi khuyên bạn nên nhóm các ứng dụng điện thoại vào nhau theo mục đích sử dụng, chỉ để ra bên ngoài những ứng dụng cần sử dụng nhiều nhất, và cố gắng thu gọn tất cả trên một màn hình duy nhất.

Nếu dùng iPhone, bạn có thể nhóm các ứng dụng bằng cách chạm và giữ một ứng dụng, rồi thả và đặt lên một ứng dụng khác, một folder sẽ tự động tạo ra bao gồm hai ứng dụng bạn vừa nhóm. Dưới đây là hình ảnh màn hình điện thoại lấy từ Internet (bên trái) và màn hình điện thoại của tôi (bên phải) — bạn đọc có thể thấy sự khác biệt rõ ràng giữa việc nhóm và không nhóm các ứng dụng.

2. Tắt các thông báo (notifications) không cần thiết

Khi mới dùng điện thoại thông minh, tôi cứ theo chế độ sẵn có của điện thoại mà để thông báo (notifications) cho hầu như tất cả mọi ứng dụng mình có. Vậy là bất kể ngày đêm, cứ có một động tĩnh gì từ các ứng dụng (như cập nhật app, quảng cáo, like trên Facebook, tin nhắn Zalo, theo dõi mới trên Instagram…) là điện thoại lại reng reng, kèm theo một pop-up thông báo trên màn hình chính. Khỏi phải nói những thông báo này phiền phức đến như thế nào, nó thôi thúc người dùng liên tục kiểm tra điện thoại, đăng nhập vào ứng dụng, và xao nhãng hẳn đi với việc mình đang làm dở. Thêm nữa, đối với những thông báo chưa kiểm tra, trên đầu mỗi ứng dụng lại xuất hiện dấu đỏ nhắc nhở (xem hình trên, phía bên trái), dẫn đến việc mỗi lần mở điện thoại ra là lại thấy ngợp bởi hàng loạt những tin nhắn chưa đọc, những cập nhật chưa kiểm tra… rất stress.

Để tránh khỏi tình trạng này, tôi tắt chế độ thông báo của tất cả các ứng dụng không cần thiết. Bằng cách này, tôi giành lại kiềm quyển soát của mình đối với ứng dụng điện thoại. Tôi chỉ nhận và đọc thông báo khi chủ động đăng nhập vào ứng dụng tôi cần và vào thời điểm tôi muốn. Đây là một thay đổi nhỏ nhưng có tác dụng rất lớn trong việc nâng cao độ tập trung và năng suất làm việc. Nếu bạn cảm thấy mình đang nhận thông báo từ điện thoại hơn mình cần, hãy thử phương pháp này bằng cách tắt thông báo từ ứng dụng mạng xã hội ít nhất một tuần – tôi tin bạn sẽ nhận ra sự khác biệt thú vị. Nếu dùng iPhone, bạn có thể chỉnh chế độ này trong Setting –> Notifications.

3. Đặt điện thoại ở chế độ “Không làm phiền” (do not disturb) khi làm việc

Điều này có thể không dành cho tất cả mọi người nhưng có tác dụng tuyệt vời đối với tôi nên tôi sẽ vẫn chia sẻ ở đây. Vì công việc của tôi cần độ tập trung cao và yêu cầu họp nhóm nhiều, từ lâu tôi hầu như để điện thoại ở chế độ rung (không để chuông). Nhưng càng về sau, tôi càng cảm thấy tiếng rung rất khó chịu, đặc biệt khi đặt trên mặt bàn gỗ vì nó kêu to không khác gì để chuông điện thoại đơn âm, và đôi lúc ngay cả khi điện thoại không rung tôi cũng cảm giác như nó đang rung.

Vì vậy, khoảng 2 năm gần đây tôi để điện thoại ở chế độ “Không làm phiền” (Do not disturb) trong giờ làm việc – đây là chế độ im lặng hoàn toàn, không cả chuông lẫn rung. Việc làm này giữ cho đầu óc của tôi tập trung 100% cho công việc, để lại tin nhắn, cuộc gọi, thông báo lại sau. Vì làm việc theo phương pháp pomodoro, tôi thường có 5-10 phút nghỉ giữa 50 phút làm việc, và vì vâỵ, cứ 25 phút tôi có thể kiểm tra điện thoại một lần xem có tin nhắn hay cuộc thoại khẩn cấp cần xử lý không. Nhưng hầu như, cả ngày tôi có thể để điện thoại ở chế độ “Không làm phiền” này ít nhất 5-6 tiếng liên tục mà không có ai liên lạc gì quá quan trọng. Tôi cũng thường chủ động thông báo với người thân và bạn bè về thời gian cần tập trung của tôi (thường vào buổi sáng) và gợi ý mọi người liên hệ với tôi vào chiều muộn hoặc tối. Đây cũng là một cách hữu hiệu để hạn chế kiểm tra và sử dụng điện thoại thường xuyên và vô thức dành quá nhiều thời gian vào mạng xã hội. Nếu bạn có điều kiện rời ra khỏi điện thoại nhiều hơn một tiếng trong ngày, tôi rất khuyên bạn nên thử phương pháp này.

III. Internet

1. Sử dụng Google Inbox cho email

Là một người sử dụng Gmail trung thành, tôi rất “nghi ngờ” khi nghe bạn mình giới thiệu về cái gọi là Google Inbox khoảng 4 năm về trước. Tôi không nghĩ rằng có một ứng dụng email nào có thể tốt hơn Gmail và cũng không muốn tốn thời gian học sử dụng Inbox mới vì Gmail đã quá quen thuộc. Nhưng đến khi thử Inbox rồi, tôi thực sự không muốn quay lại với Gmail nữa. Một số điểm ưu việt của Inbox, theo kinh nghiệm sử dụng của tôi, bao gồm:

• Có toàn bộ các tính năng của Gmail nhưng được thiết kế tối giản hơn, hiện đại hơn, gọn gàng hơn
• Có thêm chế độ Done (hoàn thành) để ẩn đi các email không cần xử lý nữa (đây chỉ là chế độ ẩn, người dùng vẫn có thể tìm lại email cũ). Một khi tất cả các email đều đã được xử lý, màn hình Inbox sẽ hoàn toàn thoáng (với hình mặt trời lên núi rất cute!). Đối với những người thích không gian tối giản như tôi, Inbox là một sự lựa chọn tuyệt vời.
• Có thêm tab “Trip” (Hành trình) bên tay trái để người dùng tìm đến nhanh vé máy bay, xe buýt, đặt khách sạn… rất tiện cho những ai hay đi du lịch.
• Điều tuyệt vời nhất có là mọi người không phải chọn hoặc Inbox hoặc Gmail vì hai ứng dụng này có thể chuyển đổi cho nhau dễ dàng mà không mất đi bất kỳ dữ liệu nào. Cũng như Gmail, Inbox hoàn toàn miễn phí.

Bạn đọc có thể xem so sánh giữa Gmail và Google Inbox ở đây để tham khảo thêm.

Ngoài ra, nếu bạn chưa biết, hầu hết tất cả các địa chỉ email đều có thể thêm vào cùng một tài khoản Gmail/Google Inbox. Nếu bạn có nhiều tài khoản email (cho cá nhân, công việc, trường lớp), tôi khuyên bạn nên quy tất cả vào cùng một mối để chỉ cần một lần kiểm tra email có thể xử lý được tất cả. Bạn có thể tham khảo cách làm tại đây.

2. Dành thời gian cho Internet/Digital Detox trong ngày

Cũng như việc nghỉ ngơi sau khi làm việc, chúng ta cũng cần ngừng sử dụng Internet và các thiết bị điện tử một thời gian trong ngày để vận động cơ thể, giải phóng đầu óc, và thư giãn mắt. Nhiều người gọi đây là Internet/Digital Detox – một khoảng thời gian chủ động ngừng sử dụng mạng xã hội, điện thoại, email, … để bước ra khỏi đời sống “ảo”. Có những người chọn detox trong thời gian dài như vài ngày, vài tuần, hay thậm chí vài tháng, nhưng cá nhân tôi chọn cách tạo ra những quãng thời gian detox nhỏ nhưng liên tục trong mỗi ngày. Có nhiều lý do cho việc này, nhưng chủ yếu tôi cảm thấy thời gian detox quá dài không phù hợp với thực tế công việc của tôi, bản thân tôi vẫn quản lý được thời gian sử dụng công nghệ của mình ở mức độ cho phép, và tính cách tôi vốn ưa những thay đổi nhỏ mà lâu dài hơn là thay đổi đột ngột. Nhưng nếu bạn cảm thấy thời gian sống “ảo” của mình vượt quá mức kiểm soát và bạn muốn trải nghiệm cuộc sống hoàn toàn không có công nghệ, bạn hoàn toàn có thể detox một thời gian dài từ 1-2 ngày trở lên để thấy rõ sự khác biệt.

Đối với tôi, có hai thời điểm trong ngày hoàn toàn không dụng đến Internet: buổi sáng 1-2 tiếng sau khi ngủ dậy và buổi tối 1-2 tiếng trước khi đi ngủ. Là một người hướng nội, tôi thích buổi sáng yên tĩnh, viết journal, thiền, đọc sách, ăn sáng, và ăn sáng trước khi đi làm. Vào buổi tối, sau khi đã hết giờ làm và ăn xong bữa tối, tôi thích uống trà, đọc sách, chơi với mèo, thi thoảng nghe nhạc, vẽ tranh… Còn chồng tôi, vì là người hướng ngoại, anh ấy chọn hình thức detox là nói chuyện với bạn thân qua điện thoại, chạy bộ, nấu ăn… Tuỳ theo cá tính và phong cách sống, bạn có thể chọn hình thức detox riêng cho mình. Theo tôi, Internet/Digital detox không cần quá phức tạp, chỉ cần bạn chọn được cho mình một không gian và thời gian yên tĩnh để làm những gì mình thích là sẽ ổn.

—

Tôi hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn đọc để tối giản và tối ưu hoá không gian số, tăng hiệu suất làm việc của mình Nếu bạn có phương pháp/thủ thuật khác nào với máy tính, điện thoại, Internet, hay digital detox, chia sẻ với tôi và các bạn khác ở phần comment nhé!

Be Present,

Chi Nguyễn

*** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản Quyền-Cộng Tác trước khi sao chép hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog