Ngày nay, dường như ai cũng than phiền rằng mình thiếu thời gian. Trong khi đó, không phải ai cũng biết sử dụng thời gian hiệu quả. Tôi luôn cảm thấy thiếu thời gian. Học lấy hai bằng Tiến sĩ, nghiên cứu, và làm việc part-time đã chiếm gần hết các ngày trong tuần, chưa kể tôi còn cần dành thời gian cho gia đình, bạn bè, viết blog, đọc sách, du lịch… Nếu không quản lý thời gian tốt và làm việc có hiệu suất cao, cuộc sống của tôi sẽ rối lên chỉ trong 2-3 ngày.
Khi học Đại học, tôi từng là bậc thầy của việc trì hoãn (procrastination), luôn dùi gắng đợi đến ngày cuối cùng mới cuống lên làm để kịp nộp bài vào phút chót. Nhưng vài năm gần đây, cùng với vệc đối mặt với nhiều công việc quan trọng hơn, cần trách nhiệm cao hơn, tôi thực sự không thể tiếp tục trì hoãn nữa.
Sau một thời gian dài nghiên cứu và thử nghiệm các phương pháp, tôi rút ra một số bài học để tăng tập trung và hiệu suất công việc.
Tập trung
Đối với tập trung, mỗi khi cảm thấy trì hoãn, xao nhãng, tôi dựa vào 7 điều sau đây để lấy lại sự tập trung cho mình:
1-Tư duy: Tập trung là kỹ năng có thể học được và cần luyện tập hàng ngày để cải thiện và duy trì nó
2-Tạo một chu trình tập trung phù hợp
3-Viết ra những suy nghĩ gây xao nhãng trong khi làm việc
4-Giảm tối đa gián đoạn trong giờ làm việc
5-Ngừng làm đa nhiệm (multi-task), đặc biệt với những việc cần độ tập trung cao
6-Thiền
7-Luyện tính kiên nhẫn
Video phía trên cung cấp những ví dụ trực quan hơn về 7 điều này.
Làm việc hiệu quả
Đối với làm việc hiệu quả, 5 điểm cốt lõi sau đây—tạm gọi tắt là P2JR2 (Plan, Prioritize, Just do It, Review, Rest)—là chu trình tôi dựa vào để tối ưu hoá hiệu suất công việc.
1. Lập kế hoạch (Plan)
Trong các tài liệu về nâng cao hiệu suất làm việc, lập kế hoạch thường được cho là: liệt kê những đầu việc cần phải làm, sắp xếp theo thời gian cần để thực hiện và hạn chót để hoàn thành công việc. Mặc dù tất cả những điều này đều đúng và cần thiết, tôi cho rằng nó chưa đủ để thực sự khiến con người có động lực làm việc. Nhiều người đã dừng lại ở ngay chính bước đầu tiên này vì sau khi liệt kê ra quá nhiều đầu việc, họ cảm thấy áp lực, không biết nên bắt đầu từ đâu. Vì vậy, tôi muốn bổ sung thêm một số điểm để đưa việc lập kế hoạch này vào thực tế:
- Hiểu “thời gian vàng” của mình. Mỗi người đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Có người làm việc tốt nhất vào sáng sớm, có người lại vào tối khuya, có người chỉ làm được trong giờ hành chính … Thời gian vàng của bạn là gì? Đây là câu hỏi rất quan trọng vì một khi bạn biết được thời gian làm việc tốt nhất của mình, bạn sẽ cố gắng hết sức để “bảo vệ” nó. Thời gian vàng của tôi là vào buổi sáng, từ 9-11:30. Trong khoảng thời gian này, tôi hầu như không hẹn gặp ai, không lấy lớp học, hạn chế nói chuyện, và luôn để điện thoại ở chế độ im lặng. Tất cả những đầu việc quan trọng nhất đều được tôi lên lịch xoay quanh khoảng thời gian này. Vậy, trước khi bạn lập kế hoạch, hãy tự hỏi mình đâu là thời gian vàng trong ngày.
- Chuẩn bị môi trường làm việc tốt nhất. Tôi thường dành ra 5-10 phút trong lịch trình làm việc vào cuối ngày hôm trước, để chuẩn bị môi trường làm việc cho ngày hôm sau. Cá nhân tôi không thể làm việc tập trung trong môi trường bừa bộn, nhiều đồ đạc, giấy tờ…nên tôi phải luôn chắc chắn khi rời bàn làm việc, tôi chỉ để lại 1 laptop, 1 sổ ghi chép, và 1 bút máy để sẵn sàng cho ngày mai. Nhưng nhiều người có thể làm việc trong môi trường bừa bộn, có người thích làm việc ở nhà, có người chỉ làm việc được nơi công cộng, có người cần phải nghe nhạc khi làm, có người cần phải yên tĩnh… Nếu bạn biết được sở thích làm việc của mình, bạn có thể sắp xếp thời gian chuẩn bị môi trường tốt nhất trước khi bắt tay làm việc.
- Không quá 5 đầu việc/ngày. Khoa học và thực tế đã chứng minh, bộ não con người chỉ tập trung được trong một vài giờ đồng hồ liên tục. Vì vậy, ta chỉ nên đặt mục tiêu 3-5 đầu việc/ngày để không bị quá tải. Đây là những đầu việc quan trọng, cần tập trung cao độ. Những việc nhỏ hoặc việc không cần tập trung cao như mua sắm, nấu ăn, quét nhà… không thuộc nhóm này.
- Chia nhỏ đầu việc. Đối với công việc lớn, việc chia nhỏ đầu việc là rất quan trọng để đặt mục tiêu hợp lý và tạo động lực thường xuyên để hoàn thành công việc. Ví dụ nếu chỉ đặt một đầu việc lớn là “xây nhà”, ta rất dễ ngợp với hàng núi việc kèm theo đó. Tuy nhiên, nếu chia ra các đầu việc nhỏ như “chọn gạch”, “xây móng”, “lát nền”…và đặt thời hạn hoàn thành riêng cho từng đầu việc nhỏ, ta sẽ cảm thấy đỡ lo lắng và có động lực hơn mỗi khi hoàn thành xong một phần việc.
2. Dành ưu tiên (Prioritize)
Đây là yếu tố then chốt để làm việc hiệu quả. Dù cho bạn có lập kế hoạch tốt và làm việc chăm chỉ đến đâu, nếu không dành ưu tiên cho những việc quan trọng thì kết quả làm việc vẫn sẽ thấp.
Cá nhân tôi từng gặp rất nhiều khó khăn khi chọn việc ưu tiên vì tôi thường ôm đồm quá nhiều thứ, trong khi đó lại tránh né những việc khó với suy nghĩ “dễ trước, khó sau”, dẫn đến trì hoãn từ việc này sang việc khác. Để khắc phục tình trạng này, tôi thường đặt câu hỏi: “Đây là việc tôi cần làm hay việc tôi thích làm?”
Thông thường, “việc cần làm” thường khó khăn, khô khan, nhưng quan trọng và cần kíp hơn. Ưu tiên “việc cần làm” trước và để “việc thích làm” sau không những giảm nguy cơ trì hoãn mà còn có thể tạo động lực làm việc.
Ví dụ, sáng nay, tôi cần hoàn thành một bản báo cáo cho dự án nghiên cứu (nhiều số má, từ ngữ học thuật, tương đối khô khan), mặc dù tôi rất thích viết blog, tôi vẫn phải ưu tiên làm báo cáo trước vì nó quan trọng hơn và cần kíp hơn. Tôi để việc viết blog lại cuối ngày như một “phần thưởng” sau khi đã hoàn thành bản báo cáo và các công việc cần khác trong ngày.
3. Bắt tay làm việc (Just do it!)
Sau một thời gian suy nghĩ, lên kế hoạch, dành ưu tiên, và (có thể cả) trì hoãn, bạn cũng sẽ tới lúc phải bắt tay làm việc. Nhưng đây cũng là giai đoạn khó khăn nhất. Làm sao để làm việc tập trung và hiệu quả? Làm sao để không xao nhãng vào internet, mạng xã hội, điện thoại, chuyện trò? Làm sao để không cảm thấy nhàm chán và có động lực làm đến hết đầu việc đề ra?
Sau khi nghiên cứu và thử nghiệm nhiều cách tối ưu hoá thời gian, tôi thấy phương pháp Pomodoro có vẻ như là hiệu quả nhất. Pomodoro tiếng Ý có nghĩa là “cà chua”, tên này được đặt theo loại đồng hồ hình cà chua mà Francesco Cirillo, người sáng lập ra Pomodoro sử dụng để theo dõi thời gian làm việc. Theo phương pháp Pomodoro, ta chia nhỏ thời gian làm việc ra từng chu kỳ nhỏ trong 25 phút (1 Pomodoro) và giữa mỗi chu kỳ lại nghỉ 5 phút. Cụ thể, khi tôi ngồi vào bàn làm việc, tôi sẽ bấm thời gian đúng 25 phút và làm việc tập trung cao độ trong 25 phút đó. Hết giờ, đồng hồ reo, tôi sẽ nghỉ 5 phút làm việc tuỳ thích. Hết giờ nghỉ, tôi sẽ quay lại làm và bấm thời gian 25 phút tiếp theo.
Có rất nhiều ứng dụng điện thoại và phần mềm mô phỏng theo Pomodoro. Bạn cũng có thể tham khảo thêm về phương pháp này ở nhiều nguồn. Tuy nhiên, có 2 điểm tôi muốn lưu ý: (1) trong 25 phút Pomodoro, nên để điện thoại ở chế độ “máy bay” (airplane mode) hoặc “không làm phiền” (do not disturb), nếu cần có thể ngắt wifi để hạn chế tối đa các yếu tố gây mất tập trung, (2) trong 5 phút nghỉ, không nên đọc tin tức, nghe điện thoại, hay xem mạng xã hội để hạn chế việc đầu óc liên tục phải xử lý thông tin, thay vào đó có thể tập thể dục nhẹ, tưới cây, uống nước, đi bộ… Đôi khi, nếu đang trên đà làm việc, tôi có thể làm 2 Pomodoro liên tục không nghỉ 5 phút giữa chừng, nhưng tôi hạn chế không làm quá 3 Pomodoro liên tục.
Xem thêm hướng dẫn phương pháp này tại đây:
4. Tự đánh giá (Review)
Điểm quan trọng (mà thường bị bỏ qua) trong lộ trình làm việc là tự đánh giá hiệu suất của bản thân. Tự đánh giá giúp ta nhìn nhận lại ngày làm việc của mình, sắp xếp việc chưa làm được hôm nay, và rút ra bài học để ngày mai làm việc tốt hơn.
Tôi thường tự đánh giá công việc vào cuối ngày và cuối tuần. Đánh giá này không cần quá nặng nề, có thể chỉ là một vài gạch đầu dòng về việc định làm nhưng chưa hoàn thành được trong ngày/tuần và ghi chú mang tính xây dựng (ví dụ, “chia nhỏ đầu việc hơn trong lần tới” hay “dành nhiều Pomodoro hơn cho việc này”) để hôm sau/tuần sau làm việc hiệu quả hơn.
5. Nghỉ ngơi (Rest)
Trong 3 năm qua, tôi thường làm việc 7 ngày trong tuần (trừ khi đi du lịch) và làm bất kể thời gian trong ngày. Nhưng bắt đầu từ năm nay, tôi nhận thấy làm việc không nghỉ dễ dẫn đến mệt mỏi, thiếu tập trung, và chất lượng công việc đi xuống.
Vì vậy, hiện tôi cố gắng chỉ làm việc 5 ngày/tuần và chỉ làm việc đến 7 giờ tối, trừ những trường hợp đặc biệt cần “tăng ca”. Trong 2 ngày nghỉ và thời gian sau 7 giờ, tôi dành ra làm những việc mình thích hoặc hoàn toàn thư giãn, không làm gì cả. Sau nghỉ ngơi, tôi thường cảm thấy đầu óc minh mẫn hơn và có nhiều năng lượng tích cực hơn để làm việc tiếp.
Có vẻ rất khó tin nhưng sự thật là trước đây tôi làm 7 ngày/tuần, hơn 12 tiếng/ngày mà vẫn cảm thấy không đủ thời gian, bao nhiêu kế hoạch cá nhân phải bỏ lại. Còn bây giờ tôi làm 5 ngày/tuần, 8-9 tiếng/ngày nhưng lại có thêm thời gian viết blog, đọc sách, tập yoga, đi bộ…
Nếu tôi không quyết định dành thời gian nghỉ, có lẽ blog này không bao giờ được sinh ra :).
—
Mỗi người đều có một phong cách làm việc riêng và không có công cụ hay phương pháp làm việc nào là hợp với tất cả. Cách duy nhất để định hình phong cách làm việc và tối ưu hoá năng suất là THỬ NGHIỆM. Thử tất cả các phương pháp, công cụ, và lời khuyên cho đến khi bạn tìm được mô hình thích hợp nhất với mình.
UPDATE 2021: Hơn hai năm trở lại đây, để thực hiện P2JR2 được hiệu quả nhất, tôi đã thiết kế và thử nghiệm một cuốn sổ Productivity riêng cho mình (“bật mí” hình ảnh một phần cuốn sổ thử nghiệm tại đây). Cuốn sổ này được thiết kế để tối ưu hoá phương pháp Pomodoro, cũng như hỗ trợ lập kế hoạch, sắp đặt ưu tiên và đánh giá công việc được hiệu quả hơn. Hy vọng trong tương lai gần có thể đem cuốn sổ này ra mắt các bạn, mọi người đợi chút nha ☺️
Be Present,
Chi Nguyễn
*Bạn thích bài viết này? Hãy cân nhắc ủng hộ cho The Present Writer để blog có thể tiếp tục hoạt động phi lợi nhuận
**Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản Quyền-Cộng Tác trước khi sao chép hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog
Cám ơn Chi Nguyễn đã gửi nhé! 💐
Cám ơn bạn đã đọc blog! 🙂
Chị có một chia sẻ nhỏ về quyển sách chị mới đọc gần đây – “Your brain at work” của David Rock. Cá nhân chị thấy nó giống như quyển “The Life-Changing Magic of Tidying” của Marie Kondo, nhưng dành cho não của mình 😛 – Giúp mình làm việc tập trung và hiệu quả hơn.
Chị đang trong quá trình thử nghiệm (được 3 ngày) nên chưa nói được gì nhiều. Nhưng có vẻ hiệu quả đấy!
PS: Cám ơn thông tin về quyển Productivity Planner của em. Trước chị dùng Planner Pad. Để thử quyển này xem sao ^^
Cám ơn chị đã giới thiệu cuốn sách. Hình như em đã nhìn thấy cuốn này ở đâu đó nhưng chưa đọc. Em sẽ tìm đọc ngay. Planner Pad nhìn khá thú vị, tuy không có thiết kế Pomodoro như Productivity Planner – nhưng em nghĩ nó cũng có thể tốt cho những người ko phù hợp với Pomodoro. 🙂
Thấy c có post mới e phải vào đọc ngay, bài này đúng cái e đang vướng là ” trì hoãn”, lúc nào cũng nghĩ ” lát nữa học/ mai học/ tuần sau học “, lúc nào cũng lí do cho cái trì hoãn của mình, nên dù có nhiều thời gian rảnh nhưng có mỗi việc tập trung cho tử tế việc học thêm 1 ngoại ngữ mà đã mấy năm nay e đều lần lữa không làm cho xong. Em sẽ thử áp dụng các cách của chị và sẽ cố chủ động để xem kết quả ra sao . Cảm ơn chị nhiều ạ, mong các bài tiếp theo của chị !
Cám ơn em đã đọc blog! Chị rất vui vì bài viết trúng với điều em đang gặp khó khăn. Sắp tới có thể chị sẽ chia sẻ thêm về phương pháp học trên blog
chị ơi cho em hỏi chút là nếu em cũng muốn in thử ra dùng 1 tháng trước khi mua (tại em ở châu Âu ship cũng ko nhanh như Mỹ) thì có thể lên đâu để xem các trang ạ (tại em thấy có 1 trang ở trên trang chủ của Alex thôi ạ ). em cảm ơn chị nhiều !
Hi em! em có thể vào trang này: https://www.intelligentchange.com/products/the-productivity-planner. Khi em di chuyển con chuột đến cuối trang sẽ có pop-up với nội dung “Get the Productivity Planner Quickstart PDF + Productivity Tips” bằng cách đưa tên và địa chỉ email của em để họ gửi. Họ sẽ gửi 1 vài trang hướng dẫn sử dụng và 2 trang dùng thử productivity planner.
dạ em cảm ơn chị , để em vào ạ !
Hi Chi
Vừa hết 1 cái pomodoro, nên ngồi relax viết comment này :))
Về cách nâng cao productivity, có phương pháp work với người này nhưng lại không work với người khác. Nên tùy vào mỗi người có một bộ “productive tools” phù hợp với mình. Đối với anh thì anh dùng bộ sau:
1- Planning/ Tracking tasks: Anh cũng dùng 1 cuốn sổ plan nhỏ để tracking công việc. ( Cái này mua ở bên Hàn nên rất cute, a làm quả bìa màu hồng cho nó chất chơi =)) ). Đầu mỗi tháng thì list 3 target cần hoàn thành trong tháng đó. Mỗi tối trước khi đi ngủ thì review công việc trong ngày và lập kế hoạch. Ngoài ra a còn kết hợp với Evernote khi làm việc trên máy tính.
2- Timer: A dùng Orzeszek Timer để bấm 30p / lần khi làm việc trên máy tính. Vì làm việc trên máy tính rất dễ bị sao nhãng, thi thoảng lại nhảy vào check email và fb :)) Nhắc đến fb, a dùng cả Kill News Feed để tắt hết New feed của fb đi, chỉ vào check message hay notifications của ai mà mình follow thôi :))
3- Workout/ Do exercise: A nghĩ cái này cũng quan trọng để nâng cao productivity, nên ngày nào cũng phải tập thể dục. Ở bên Hàn này thì a đăng ký tập gym ở ngoài chứ ko tập trong trường. Lý do là vì mất tiền nên mình sẽ sót tiền –> chăm chỉ đi tập hơn :)) . Lúc tập xong cơ thể thoải mái nên thi thoảng nghĩ ra nhiều ý tưởng rất hay ho :)) Lại tiện build luôn được physical body, một công đôi việc. Ngoài ra thì đi leo núi (bên này rất nhiều núi ^^ ) hoặc đi chạy ^_^
4- Drinking water: A thấy buổi sáng ngủ dậy mà không uống nước, lao vào làm việc ngay là thấy đầu óc nó “ngu ngu” kiểu gì ấy. Thế nên lúc nào a cũng “bơm nước” cho cơ thể để nó lại bơm cho “thằng não” làm việc :)) Ngoài ra khi suy nghĩ nhiều hơn, não nó cần nhiều glucose hơn. Nên khi làm việc về ban đêm, để duy trì hiệu quả, a lại feed cho ‘thằng não’ ít honey bee hoặc nước ngọt :)) Có một số scientific article nói về topic này rồi, a nghĩ là nó work cho mình :))
Còn nhiều cái lặt vặt khác nữa, tất cả cũng vì mục tiêu nâng cao productivity cho mình. Nhưng đôi khi cũng bị bệnh procrastination, hay get distraction, bạn bè gọi thì lại đi “quẩy” :)) Giờ cố minimize mấy cái ‘bệnh’ đó thôi chứ chắc ko eliminate nó được.
Hehe, anyway, đây là 1 bài viết hay. Hóng bài tiếp theo của Chi.
WOW! Cám ơn anh dành thời gian viết lại kinh nghiệm của anh cho em và các bạn! Đây là đều em thích nhất khi làm blog vì em học hỏi được thêm từ mọi người nữa! Em cũng đọc tài liệu nói về việc uống nước ngay lúc sáng ngủ dậy là tốt cho trí não. Có nhiều người để chai nước ngay đầu giường dậy uống luôn. Em thì thường thích đánh răng rửa mặt rồi mới uống nước. Nên nhiều khi quên mất. Đọc comment của anh xong em nghĩ em có thể để chai nước ngay gần chỗ rửa mặt để ko quên uống. Em rất thích workout, em thấy workout ko chỉ giúp làm việc có năng lượng hơn mà đôi khi trong khi tập mình hay nghĩ ra thêm ý tưởng mới. Em hiện tập yoga ở nhà nhưng ko đều đặn lắm. Em sẽ đăng kí phòng tập thêm ở trường khi vào năm học mới. Cám ơn anh lần nữa đã chia sẻ nhiều điều bổ ích! (*tung hoa*)
Cảm ơn anh chị về những kinh nghiệm này, thật là hữu ích ạ :))
Chị Chi ơi, chị làm như nào để có thể xác định được thời điểm vàng của bản thân vậy ạ chị
Những bài viết của chị rất bỏ ích, em phải chọn “Thông báo cho tôi khi có post mới” đấy ạ 🙂
Chào em! Cám ơn em đã chọn phần thông báo cập nhật. Tuy nhiên, nếu em muốn cập nhật cụ thể hơn và nhận được thêm newsletter của blog, em có thể để email vào đây: https://thepresentwriter.com/?page_id=143 và like Facebook Page của blog: https://www.facebook.com/PresentWriter/. Cám ơn em nhiều!
Em thấy thật may mắn khi đọc được những chia sẻ của chị! Rất nhiều điều mới mẻ đối với em. Cảm ơn chị^^
Cám ơn em nhiều! Chị rất vui vì em đã tìm được blog
mới đọc vài Blog của chị thôi mà em đã mê rồi ạ, em rất cảm ơn những kiến thức bổ ích của chị.
Cám ơn em! Em có thể subcribe ở đây để nhận được thông báo bài viết mới mỗi tuần: https://thepresentwriter.com/theo-doi-2/
cảm ơn bạn, chia sẻ rất hữu ích!
Cảm ơn chị vì một bài viết rất hay mà em có cơ hội đọc vào ngay thứ hai đầu tuần ạ.
Cảm ơn em! Bài này đọc vào thứ 2 đầu tuần là chính xác nhất rồi 😀
Mình thật may mắn vì hôm nay đã được biết blog của Chi, đọc một lèo từ sáng đến giờ luôn. Cảm ơn Chi vì bài nhiều thông tin bổ ích, nhưng mình hỏi thêm đối với productivity planner này khi có việc phát sinh thì mình có ghi vào sổ để đánh giá không Chi,và thường bao nhiêu việc phát sinh/ngày là hợp lý vì mình nghĩ phát sinh nhiều là công việc đang bị rối rồi.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết! Nếu có việc phát sinh bạn rất nên ghi vào sổ đánh giá để cuối tuần xem lý do tại sao mình đạt được/không đạt được các mục tiêu. Nếu việc phát sinh nhiều thì tuần sau khi lập kế hoạch, mình làm thưa thưa hơn để có chỗ cho phát sinh. Chúc bạn làm việc hiệu quả :)!
Cảm ơn Chi, mình sẽ lưu ý lại việc lập KH thưa hơn. Mình hay lập môĩ ngày 5 tasks quan trọng cần làm mà quên mất có phát sinh nên thường chỉ làm được 3/5 là đã hết giờ rồi.
Hôm nay trong lúc vừa uống trà vừa lang thang trên mạng tình cờ biết được blog của chị, thấy sao giống mình quá, vì em cũng đang viết blog, cũng có những mục có nội dung tương tương như vậy, cả việc viết từ tiếng Anh trong dấu ngoặc nữa :))
Về việc chia ra pomodoro đến hôm nay em mới biết nó có tên gọi như vậy đó ạ, năm ngoái em thi học kì môn Lò phản ứng, mọi người khóa trên đồn rằng thầy này cực khó, bằng chứng là đã đánh rớt 2 người về Việt Nam, em vừa lo sợ nhưng vẫn chủ quan vì trước giờ vẫn nghĩ mình học nhanh nên “nước tới mũi” mới chịu nhảy, tới khi sát nút thấy hoảng quá em cũng bấm đồng hồ canh giờ trên điện thoại như vậy, nhưng không phải là 25 phút, ban đầu em chia 30 phút, lúc sau thấy làm việc khá được (vì hoàn cảnh bắt buộc) em chia 1 tiếng rồi 2 tiếng luôn :)) đến lúc hè này nghe Radio Kien Tran em mới biết việc chia ra như vậy cũng là 1 phương pháp hẳn hoi-phương pháp giúp tập trung hơn. Bình thường lúc học bài em phải cắm nghe nhạc mới tập trung cao độ, em không bị tiếng nhạc làm mất tập trung (kể cả nhạc dance) nhưng lại rất dễ bị những tiếng động bên ngoài gây mất tập trung, em không vừa học vừa online facebook và em luôn để chế độ máy bay cho ipad 😀 (thực chất em lên facebook và mạng để đọc những người em thích rất nhiều, thậm chí hơn cả thời gian học bài nhưng em muốn đọc là tập trung đọc chứ không vừa học vừa đọc), em dùng tiện ích Newsfeed Eradicator for Facebook để chặn Newsfeed và mỗi lần lên em chỉ vô tường của người em muốn đọc để xem (không quá 5 người), em bỏ theo dõi hầu hết các trang trước đây em like (theo như chủ nghĩa tối giản hóa mà chị nói), em áp dụng nguyên lý LESS IS MORE và 80/20 trong hầu hết mọi vấn đề (kể cả ăn uống và các mối quan hệ), vận động cơ thể thì em luôn tranh thủ những lúc có thể là làm luôn, ví như vô trường mọi người đi thang máy thì em sẽ đi bộ (kể cả leo cầu thang đến 6-7 tầng), trước em có đi gym ở phòng tập (em thích đi vì khỏe, đẹp và vui tuy em đi tập chỉ có một mình) nhưng giờ em thấy việc đó tốn khá nhiều thời gian nên em tranh thủ tập 30 phút ở nhà (gập bụng, plank và chạy tại chỗ), cuối tuần thì em đến phòng tập học yoga, em thấy cuộc sống nhẹ nhàng, thoải mái hơn rất nhiều. Cám ơn bài viết của chị, được biết đến chị là một niềm vui <3
Chào em! Chị rất vui vì được kết nối với em qua blog. Đọc comment của em, chị cảm thấy nhiều điều đồng điệu trong phong cách sống và công việc. Những kinh nghiệm làm việc hiệu quả của em rất có ích. Cảm ơn em đã dành thời gian chia sẻ
Chị Chi ơi chị còn giữ bản pdf trang dùng thử của pomodoro notebook không ạ? Em vào trang thì không còn thấy cái pop up mà chị metion ở trên nữa.
Chào em! Xin lỗi vì chị trả lời comment chậm. Em có thể email cho họ xin bản demo hoặc tự làm lại theo ảnh chụp của chị trong bài (cũng đơn giản lắm, chị thấy nhiều bạn có làm được rồi!)
Chị ơi, ở VN bây h là thời điểm năm mới. Chị có thể viết 1 bài hướng dẫn về cách lập kế hoạch theo năm được không ạ?
Cảm ơn em đã gợi ý. Chị sẽ suy nghĩ nhưng không chắc viết ngay được dịp này. Vì chị lập kế hoạch…3 năm liền một lượt rồi mỗi năm quay lại update 😬
Bài viết THỰC SỰ rất bổ ích và hiệu quả chị ạ. Em đọc bài viết của chị và đã áp dụng thử nghiệm các phuơng pháp trong vòng 1 năm qua nên em hoàn toàn có thể khẳng định các phương pháp trong bài rất thiết thực và hiệu quả. 2 điều em thích nhất ở phương pháp Pomodoro chính là nó dựa trên sự tự giác tập trung của bản thân (nhưng không hề khắc nghiệt – 25 phút thôi mà) và nó bao gồm cả việc nghỉ ngơi. Chính việc nghỉ ngơi 5 phút 1 cách thường xuyên giúp cơ thể cân bằng và não có thời gian sắp xếp thông tin để không bị bão hoà. Em sử dụng app Focus To-Do để khỏi mất công đặt đồng hồ và bấm giờ ạ. Năm nay em đã chính thức mua cuốn Productivity Planner. Đến ngày hôm nay chị Chi còn dùng Productivity Planner không? Chị dùng tới quyển thứ mấy rồi ạ? Chi tiết duy nhất em không thích trong Productivity Planner chính là việc thứ 7 và chủ nhât chỉ có 3 đầu việc và không có phần review (em làm việc 7 ngày trong tuần :)) ) Chị Chi có gặp phải điều “lợn cợn” tương tự không ạ?
Chị cũng có cảm giác khó chịu như em nói là “lợn cơn” với cuốn này vì vụ 5 ngày trong tuần. Ngoài ra còn một số điểm nữa chị chưa ưng nên gần 2 năm nay chị đnag thử nghiệm làm cuốn sổ riêng tư design. Chị cũng muốn giới thiệu tới bạn đọc nhưng chắc tính “cầu toàn” quá nên phải thử nghiệm thêm 1 thời gian nữa. Em theo dõi blog nhé! Chị sẽ giới thiệu về cuốn sổ riêng của chị trong thời gian tới. Cảm ơn em! <3
Cám ơn chia sẻ của chị rất hữu ích ạ, đối với 1 ng chưa biết cách sắp xếp như em thì đọc bài này tuyệt quá ạ, áp dụng luôn thôi. Em cũng ngóng quyển Productiviy Planner của chi quá
Cảm ơn chị Chi vì những chia sẻ hữu ích. Em là một người rất hay trì hoãn và dễ mất tập trung. Mặc dù em cảm thấy phương pháp Pomodoro có tính hiệu quả khá cao đối với bản thân, nhưng có lẽ do tính kỷ luật không cao nên vẫn có những hôm em “thả nổi” thay vì áp dụng phương pháp này hàng ngày.
Ngoài ra, có 2 vấn đề khác cũng khiến em gặp khó khăn trong việc áp dụng phương này.
1. Email. Có đôi khi em đang làm một đầu việc nhưng lại bị xao nhãng bởi các email gửi đến yêu cầu giải quyết công việc khác (đôi khi là việc urgent). Hoặc đơn giản chỉ là email bình thường nhưng cần em follow up.
2. Đồng nghiệp. Vấn đề này thật ra cũng tương tự như trên, chỉ khác là thay vì gửi email thì đồng nghiệp sẽ gọi điện hoặc đến tận bàn làm việc của em để nhờ em một số công việc/hỏi thông tin mà chỉ có em mới nắm được.
Nếu chị Chi có gợi ý nào để khắc phục những vấn đề trên thì mong chị có thể chia sẻ với em ạ. Em cũng sẽ thử bắt đầu áp dụng những chia sẻ của chị Chi, mong rằng em sẽ có tiến bộ trong việc làm việc tập trung và hiệu quả hơn 🙂
Những vấn đề của em cũng là những vấn đề chị gặp phải từ đầu năm ngoái khi đi làm và chính Sếp chị đã tư vấn cho chị để giải quyết nên chị thấy tốt hơn rất nhiều. Chị chia sẻ lại với em nhé: 1) Email khi em làm cần tập trung cao thì nên đóng cửa sổ màn hình có email; chỉ trả lời lập tức với email urgent hoặc từ lãnh đạo cấp cao cần trả lời ngay. Những email không urgent em chủ động không trả lời ngay vì nếu em trả lời ngay thì người gửi sẽ có expectation là em rất rảnh và luôn available nên họ sẽ tiếp tục gửi thư và nghĩ em sẽ trả lời trong giấy lát. Thay vào đó, em “train” đồng nghiệp trả lời thư thả trong vài tiếng đến nửa ngày hoặc 1 ngày (chính Sếp chị đồng ý cho chị làm vậy và quan điểm của ông ấy là như vậy thì sẽ tốt hơn cho cả hệ thống). 2) Đồng nghiệp. Nếu có phòng riêng thì em làm việc đóng cửa lại. Nếu không có thì để tai nghe lên (mặc dù có thể không nghe gì) để đồng nghiệp thấy em đang tập trung cao độ mà chủ động không làm phiền nếu không phải việc urgent. Điện thoại thì em nhấc sau đó nếu thấy việc đó có thể email thì em có thể nhẹ nhàng nói lần sau bạn email cho mình vì nhiều khi mình làm tập trung ko để ý điện thoại, email thì mình xử lý được kỹ hơn nhé! Ngoài ra, nếu em gặp khó khăn gì thì nên chia sẻ với Sếp để người ta hiểu là em đang nỗ lực hết mình trong công việc; giống như chị chia sẻ với Sếp chị vậy nên ai mà làm phiền chị không đáng là ông ấy biết nên step in lên tiếng ngay nói: “Chi is very busy” 😀 Hy vọng đôi lời khuyên này giúp được cho em.
Hi chị, chị có thể chia sẻ kĩ hơn về morning routines, night routines và cuốn sổ productivity của chị được không ạ?
Chị sẽ chia sẻ thêm trong tương lai nhé 🙂 Cảm ơn em
Cảm ơn chị Chi. Em đã thử áp dụng cách khắc phục của chị ngay sáng nay và cảm thấy năng suất làm việc đúng là đã được cải thiện. Em rất thích lời khuyên của chị về cách xử lý email, nó làm cho em đỡ bồn chồn hơn (vì không phải để ý xem lúc nào có mail mới gửi đến hay ai gửi mail đến) và không bị gián đoạn đầu việc em đang làm. Em sẽ tiếp tục áp dụng trong những ngày tiếp theo để nó trở thành một thói quen của bản thân chị ạ 🙂
Cảm ơn anh và Chi Nguyên nhiều. Có những lúc mông lung chưa biết nên làm gì thì em lại vào Thepresentwriter để lấy động lực sắp xếp lại các công việc, giải quyết từng thứ 1, từ dễ đến khó. Có thể phần ưu tiên chưa làm được ngay nhưng công việc đang dồn sẽ được giải quyết phần nào.
Ps. Thêm lựa chọn “like” nữa cho page thì tốt ạ.
Em cảm ơn nhiều.
Em chào chị! Em đã theo dõi chị được 2 năm và rất thích các bài viết chia sẻ của chị, nhất là các bài làm thế nào để làm việc hiệu năng hơn. Bình thường chị dành bao nhiêu thời gian để lên kế hoạch hàng tuần thế ạ? Em là người rất thích lên kế hoạch, và em thấy là em dành hơi quá nhiều thời gian cho việc lên kế hoạch hơn là thực thi. Chị có lời khuyên gì để tránh điều này và lên kế hoạch đơn giản hơn không ạ?
Chị thường dành tối chủ nhật hoặc sáng thứ 2 để kế hoạch. Hết tháng thì chị dành khoảng 2 tiếng kế hoạch cho tháng sau.
Khoảng 1 tháng nay em luyện tập lên kế hoạch đơn giản nhất có thể, chỉ viết những đầu việc quan trọng nhất (học từ chị ạ :D), em cảm thấy vui vẻ hơn nhiều. Vì trước đây em lên nhiều việc quá, nên lúc nào cũng không hết việc và cảm thấy mình làm không tốt.
Em thấy bước review chị chia sẻ cũng rất có ích. Nhờ làm bước này thì em nhận ra là mình đã làm được bao nhiêu việc và có những thói quen tốt/xấu gì ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Cảm ơn chị đã viết ra những bài chia sẻ như này!
Em nghĩ là lúc lên kế hoạch nên giữ khoảng cách trống và nhớ là không có kế hoạch nào hoàn hảo cả, nếu không theo được thì không phải là do bản thân em không tốt nên không có lý do gì phải buồn chán cả
Em chào chị ạ! Em rất thích các bài viết của chị về sống tích cực và tối ưu hóa cuộc sống. Em có 1 câu hỏi mong chị có thể chia sẻ. Em rất thích lập kế hoạch, nhưng em thấy em dành hơi nhiều thời gian lập kế hoạch hơn là thực sự thực hiện kế hoạch em đề ra. Chị Chi có lời khuyên gì để việc lập kế hoạch nhanh gọn và hiệu quả hơn không ạ?
Em cảm ơn chị nhiều!!
Chị nghĩ em có thể chia nhỏ kế hoạch ra từng đầu việc trong ngày thì sẽ dễ thực hiện hơn là để kế hoạch vĩ mô
chào cô Chi nguyễn, con là ngọc lam hiện tại con đang là học sinh theo học tại trường thcs bình lợi trung tại tp.hcm, vừa rồi cô có về việt nam để in sổ mà chưa có dịp đc gặp cô. Con cũng rất thích cuốn sổ The present day planner do cô tự sáng tạo lắm ạ.