Làm sao để làm việc tại nhà hiệu quả?

Gần đây, xu hướng làm việc tại nhà (working from home) trở nên ngày càng phổ biến. Với những công việc như bán hàng online, tư vấn qua điện thoại, làm đồ thủ công, viết lách… làm việc ở nhà mang lại nhiều lợi thế về không gian và thời gian hơn là làm ở văn phòng. Đặc biệt đối những bà mẹ trẻ, làm việc ở nhà là phương án tối ưu để vừa tiện chăm con, vừa có thu nhập. Những người có công việc toàn thời gian bên ngoài cũng có nhu cầu làm việc tại nhà. Rất nhiều nhân viên văn phòng trong tuần ngày làm 8 tiếng nhưng vẫn chưa hết việc hoặc cần học thêm văn bằng hai muốn dành thời gian sau giờ làm việc hoặc cuối tuần tại nhà để làm việc thêm. Sinh viên Đại học thì đương nhiên có nhu cầu làm việc tại nhà cao vì không thể hôm nào cũng ngồi quán cà phê hay thư viện cả ngày. Làm việc tại nhà tiết kiệm chí phí đi lại, ăn uống bên ngoài, không ngại thời tiết xấu, có giờ giấc thoải mái, lại được tự do quyết định và điều chỉnh lịch làm việc của mình. Làm việc tại nhà chính là làm “sếp” của bản thân mình.

Tuyệt vời là thế, nhưng những ai đã từng thử thì chắc cũng biết rằng làm việc tại nhà cực kỳ khó. Khi không có môi trường làm việc khẩn trương, không có người đứng bên cạnh nhìn ngó, rất khó để làm việc tập trung và nghiêm túc. Làm việc tại nhà không cẩn thận rất dễ sa đà vào ngủ ngày, cày phim/Internet, ăn uống không đúng giờ, lười hoạt động, trì hoãn công việc vô thời hạn. Nhiều người làm việc tại nhà toàn thời gian cảm thất mất thăng bằng vì không còn nhận được rõ ranh giới giữa đời sống công việc và đời sống cá nhân, dễ cảm thấy mình “thụt lùi” hơn người khác và bị bỏ ra ngoài những cuộc vui. Yếu tố tâm lý là điểm khó nhất cần vượt qua để làm việc tại nhà.

Vậy làm sao để làm việc tại nhà hiệu quả? Đến nay, tôi đã làm việc tại nhà được khoảng 5 năm (1 năm nghỉ việc để ở nhà làm hồ sơ du học và 4 năm học Cao học ở nước ngoài). Trong thời gian này, tôi đã trải qua đủ các giai đoạn từ vô cùng tệ hại (ví dụ, nằm trên giường 18 tiếng/ngày không thể làm nổi việc gì) đến dần dần tốt lên, và ổn định (ngày nay tôi làm việc 8-10 tiếng/ngày tại nhà, 5 buổi/tuần). Dưới đây là 6 điều mà tôi nghiệm ra được trong 5 năm qua để làm việc tại nhà thư giãn, tập trung, mà vẫn hiệu quả:

1. Thiết lập một routine nhất định

Routine là một chu trình quen thuộc gồm các bước lặp đi lặp lại (như sáng ngủ dậy, rửa mặt, ăn sáng, đánh răng …) để con người không phải nghĩ ngợi nhiều cũng có thể thực hiện tuần tự hàng ngày (đọc thêm về routine ở đây). Đối với làm việc tại nhà, routine rất quan trọng vì nó có tính ổn định cao, giúp ta làm được đầy đủ các đầu việc cá nhân cần thiết trước khi bắt tay vào công việc chính. Routine mô phỏng quy trình làm việc và nghỉ ngơi thường có ở văn phòng nhưng vẫn đảm bảo được tính tự do, thoải mái, và độc lập vốn có của làm việc tại nhà.

Tuỳ theo thời gian và thói quen làm việc, mỗi người sẽ có một routine riêng. Đối với tôi, routine buổi sáng bắt đầu bằng việc thức dậy khoảng 7:30 giờ, viết nhanh  Gratitude Journal, rửa mặt, đánh răng, dưỡng da, thiền, tưới cây, ăn sáng…, thông thường khoảng 8:30-9 giờ, tôi bắt đầu ngày làm việc của mình. Vào khoảng giờ này, tôi sẽ làm cho mình một cốc trà nóng— dấu hiệu nhắc tôi rằng đã đến giờ làm việc. Routine cuối ngày của tôi thường bắt đầu khoảng 4:30 chiều hoặc 8:30 tối, tuỳ vào khối lượng công việc mỗi ngày, đây là thời gian mà tôi quyết định mình phải ngừng làm việc và chuẩn bị nghỉ ngơi. Routine này thông thường bắt đầu bằng hành động tắt máy tính, rửa mặt/tắm nước ấm, hoặc nấu ăn. Tôi thích kết thúc ngày bằng một tách trà nóng, một cái bánh bích-quy, và một vài chương sách nhẹ nhàng.

Như tôi đã viết, routine của bạn có thể sẽ khác, bạn có thể phải lo cho con nhỏ, tập thể dục, hay nấu ăn cho cả gia đình trước… — điều quan trọng không phải là routine bao gồm những gì mà là bạn chuẩn bị cho bản thân như thế nào để tách rời đời sống cá nhân ra khỏi đời sống công việc một cách tự nhiên nhất.

2. Tạo không gian làm việc tách biệt

Một trong những điểm khó nhất đối với làm việc ở nhà là môi trường. Đa phần mọi người phải cất công đến công sở vào cuối tuần, đến quán cà-phê, hay đến thư viện làm việc là vì họ cảm thấy không có môi trường tại nhà. Có nhiều người cứ về nhà là mệt rũ, chỉ muốn xem tivi rồi đi ngủ; Lại có nhiều người vì nhà cửa quá bừa bộn, không có chỗ làm việc tử tế; Cũng có những người phải chung phòng với người khác nên khó để tập trung vào việc của mình … Để vượt qua những vấn đề về môi trường, theo tôi, bạn cần phải tạo ra một không gian làm việc tách biệt:

a. Nếu có điều kiện về không gian, bạn nên tách phòng ngủ và phòng làm việc ra riêng. Hãy chỉ để phòng ngủ là nơi để nghỉ ngơi trước và sau giờ làm, còn trong giờ làm, phòng ngủ nên đóng lại.

b. Nếu bạn không có điều kiện tách biệt 2 phòng riêng, cố gắng để giường ngủ và bàn làm việc ở hai không gian khác nhau. Bạn có thể đặt giường ở một góc và bàn làm việc ở một góc khác, quay lưng lại với nhau.Tuyệt đối không nên làm việc trên giường kiểu nửa nằm, nửa ngồi, rất dễ mất tập trung và gây buồn ngủ.

c. Không gian làm việc nên giữ sạch sẽ, đơn giản để dễ tìm tài liệu và dễ dọn dẹp sau khi làm xong. Nhiều người có thể thích làm việc trong môi trường bừa bộn, nhiều đồ đạc; nhưng riêng với làm việc ở nhà, tôi tin rằng tối giản, gọn nhẹ là điều kiện tiên quyết để làm việc được lâu dài. Bạn có thể tham khảo cách tối giản hoá không gian sống tại series “Minimalism & Home” (phần 1 và phần 2) trên blog.

d. Nếu phải chung phòng với người khác, bạn nên thẳng thắn nói cho người đó biết lịch làm việc của mình và yêu cầu họ giữ yên tĩnh, không vi phạm không gian riêng. Bạn cũng có thể cắm tai nghe nhạc (có một số dòng nhạc rất tốt cho làm việc tập trung) hoặc dùng nút bít lỗ tai (loại thường được cho trên máy bay) để tránh tiếng ồn và tăng độ tập trung.

Có được một không gian làm việc tách biệt, theo tôi, đã là đảm bảo đến 50% thành công cho làm việc tại nhà.

3. Sửa soạn để “đi làm”

Điều này nghe có vẻ hơi buồn cười, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, người làm việc ở nhà cũng nên sửa soạn chỉn chu gần như đi làm công sở bình thường. Nhìn từ góc độ khoa học, hình thức có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý của con người, ăn mặc chỉn chu, đầu tóc gọn gàng thường khiến con người cảm thấy tự tin hơn, suy nghĩ tập trung hơn, và có những quyết định sáng suốt hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn làm việc ở nhà hiệu quả và lâu dài, không nên đầu bù tóc rối, mặc đồ ngủ nguyên từ trên giường xuống bàn làm việc. Tôi không có ý nói bạn phải ăn mặc là lượt hay trang điểm kỹ như đi làm công sở (bạn hoàn toàn có thể làm, nếu thích!) nhưng nên để đầu tóc gọn gàng, sạch sẽ, ăn mặc thoải mái (casual) mà vẫn vẫn chỉn chu, tươm tất. Bộ “đồng phục” làm việc ở nhà tôi yêu thích là quần leggings hoặc quần shorts mềm, nhẹ, kèm với áo phông hoặc áo nỉ dáng rộng. Thông thường, để đưa ra quyết định quần áo mặc cho làm việc ở nhà, tôi thường tự hỏi: “Liệu mình có thể mặc bộ này ra ngoài được không?” – nếu câu trả lời là có, tôi sẽ mặc, còn nếu không, tôi sẽ thay ra bộ khác.

Quá trình sửa soạn này cũng là một cách để tách biệt đời sống công việc và đời sống cá nhân. Khi mặc vào quần áo chỉn chu, bạn biết mình sẽ phải bắt tay vào làm việc; còn khi thay ra bộ quần áo “đi làm”, bạn biết đã đến lúc mình nên nghỉ ngơi. Ngoài ra, việc ăn mặc chỉn chu (mặc dù chỉ ở mức casual) khuyến khích bạn vận động, hút thở không khí bên ngoài nhiều hơn trong giờ nghỉ; hoặc nếu có việc gấp cần ra ngoài, bạn cũng đã hoàn toàn sẵn sàng, chủ động. 

4. Làm việc hiệu quả theo phương pháp P2JR2

Dù có chuẩn bị tốt đến đâu cả về hình thức lẫn tâm thế, bắt tay vào làm việc (hành động) vẫn là yếu tố quan trọng nhất. Vì vậy, tôi đã tổng hợp tất cả các kinh nghiệm làm việc của mình vào thành một phương pháp tên là P2JR2 – viết tắt cho Plan, Prioritize, Just do it!, Review, & Rest. Tôi đã có một bài viết chi tiết về phương pháp này, bao gồm các bước cụ thể, cách chia nhỏ công việc để làm, và công cụ làm việc của tôi. Bạn đọc có thể tham khảo bài viết này ở đây.

Vì bài viết trước đã quá chi tiết, tôi sẽ không bàn thêm tiếp ở đây. Tuy nhiên, có một lưu ý nhỏ dành riêng cho làm việc tại nhà, đó là vì làm việc tại nhà rất dễ bị mất tập trung, bạn sẽ cần phải “kỷ luật” hơn với bản thân mình. Bước đầu tôi nghĩ nên ngắt hẳn các yếu tố dễ gây xao nhãng như tin nhắn điện thoại, mạng xã hội, Youtube … trong khung giờ làm việc (nếu việc làm chính của bạn không gắn với các công cụ này). Khi cần tập trung cao độ, tôi thường thoát ra khỏi mạng xã hội, để điện thoại ở chế độ im lặng (không có cả rung), và nếu cần, ngắt luôn cả wifi. Nếu bạn biết được những yếu tố gây xao nhãng của mình là gì, bạn sẽ sớm tìm ra giải pháp để hạn chế ảnh hưởng của chúng đến chất lượng công việc.  

5. Sắp xếp thời gian ngủ-nghỉ-ăn uống tốt

Trái với suy nghĩ của nhiều người rằng làm việc ở nhà là cơ hội để ngủ, nghỉ, ăn chơi nhàn hạ, làm việc ở nhà (nếu làm một cách tích cực, hiệu quả) tốn rất nhiều năng lượng, thậm chí còn nhiều hơn khi làm văn phòng vì không gian làm việc thu hẹp lại mà thời gian làm việc thường dài hơn. Vì vậy, sắp xếp thời gian nghỉ tốt (chữ “R” cuối cùng trong P2JR2) là vô cùng quan trọng. Mỗi người sẽ có những cách ngủ, nghỉ, ăn uống khác nhau. 

a. Rất nhiều người thích hoặc nhất thiết cần một giấc ngủ trưa (nap) giữa ngày để tỉnh táo vào buổi chiều. Nếu bạn thuộc nhóm này, bạn hãy cứ ngủ trưa nhưng nên đặt đồng hồ báo thức để chỉ chợp mắt khoảng 30-45 phút vì quá thời gian này, cơ thể thường sẽ mệt mỏi hơn và giấc ngủ buổi tối cũng không được đảm bảo. Cá nhân tôi từ nhỏ đã không thích ngủ trưa, tôi rất khó ngủ trưa, mà nếu có ngủ được, tỉnh dậy tôi cũng rất hay bị đau đầu. Vì vậy, thay vì ngủ trưa tôi thường làm các việc khác như đi dạo ngoài trời, tập yoga, nghe nhạc… để thư giãn giữa ngày. 

b. Làm việc ở nhà lâu dễ dẫn đến 2 vấn đề trong ăn uống: hoặc là thường xuyên bỏ bữa, làm hăng say đến quên ăn uống, dẫn đến suy kiệt sức lực; hoặc là ăn quá nhiều, ăn vặt linh tinh trong nhà, dẫn đến tăng cân thiếu kiểm soát. Để hạn chế 2 vấn đề này, bạn nên có kế hoạch ăn uống hợp lý— tốt nhất nên cho 3 bữa ăn chính vào routine của mình. Ngoài ra, nếu thích ăn vặt trong giờ làm việc mà không muốn tăng cân, bạn chỉ nên để trong nhà những món ăn có lợi cho sức khoẻ (hạn chế tích trữ những món nhiều đường, nhiều dầu mỡ; tăng cường hoa quả, rau củ) và chia nhỏ khẩu phần để biết nên ăn đến đâu là đủ. Ngoài ra, không nên ăn bữa trưa quá no vì cơ thể sẽ tốn nhiều năng lượng tiêu hoá thức ăn, khó có thể tập trung 100% vào công việc buổi chiều. 

c. Thỉnh thoảng trong ngày, sau khoảng 25 phút – 1 tiếng làm việc liên tục, bạn nên đứng dậy đi lại, làm một số động tác thể dục nho nhỏ, uống thêm nước. Nếu nhà có cửa sổ, vườn, hay ban công, bạn nên thỉnh thoảng ghé ra ngoài để hít thở khí trời giữa giờ làm việc. 

6. Luôn linh hoạt 

Lời khuyên cuối cùng của tôi là luôn linh hoạt và không ngại thử nghiệm những điều mới mẻ với làm việc tại nhà. Điểm mạnh nhất của làm việc tại nhà, theo tôi, là ta có thể thay đổi thời gian làm việc, cách làm việc, và trình tự công việc theo phong cách riêng của mình. Vì vậy, đừng ngại thử nghiệm.

Nếu có một ngày nào đó, bạn đã cố gắng thử hết các cách mà vẫn không làm việc tập trung và hiệu quả được ở nhà, tại sao không ra ngoài “đổi gió”? Mặc dù rất thích làm việc tại nhà, có những hôm tôi vẫn ra quán cà phê, lên văn phòng, tới thư viện làm việc để thay đổi không khí — và vì đã quen làm việc tại nhà, việc thỉnh thoảng ra làm ngoài như thế này có ý nghĩa hơn nhiều. (Đọc review của tôi về 4 quán cà phê thích hợp nhất để làm việc ở Hà Nội tại đây). 

Có những người có thể vui vẻ cả ngày mà không cần nói chuyện với ai, có những người phải tìm người để nói chuyện ít nhất vài lần trong ngày mới thấy ổn. Nếu bạn thuộc tuýp hướng ngoại, bạn có thể sắp xếp giờ nghỉ để ra ngoài gặp gỡ bạn bè, thi thoảng ăn trưa bên ngoài hoặc mời bạn đến nhà ăn, hoặc đi bộ ra ngoài phố, ngoài chợ để chào hỏi, chuyện trò với mọi người chốc lát trước khi quay lại làm… Nếu bạn thuộc tuýp hướng nội, tôi nghĩ nuôi động vật cũng là một cách tốt để có bạn đồng hành trong quãng thời gian dài làm việc ở nhà.

***

Như đã viết, mỗi người, tuỳ theo điều kiện, tính cách, và hoàn cảnh, sẽ có những phương pháp làm việc tại nhà riêng. Nhưng theo tôi, mỗi người nên thử làm việc tại nhà ít nhất một quãng thời gian ngắn trong đời vì đây thực sự là một cách hữu hiệu để luyện tập tính độc lập, kỷ luật, khả năng tự thôi thúc bản thân hành động hướng tới mục tiêu lớn. Làm việc tại nhà cũng sẽ cho bạn có cái nhìn khác về bản thân và không gian sống của mình. Nghĩ lại quá trình 5 năm qua, tôi nghĩ nếu không làm việc tại nhà, có lẽ tôi sẽ không bao giờ tìm đến được với Chủ nghĩa tối giản và Tư duy tích cực — hai điều nay đã trở thành thiết yếu trong cuộc sống của tôi.

Còn bạn thì sao? Bạn đang làm việc tại văn phòng hay tại nhà? Bạn đã bao giờ thử làm việc tại nhà chưa? Nếu bạn có thêm gợi ý gì về làm việc tại nhà, hãy bình luận phía dưới cho tôi biết nhé. 

Cám ơn ơn bạn đã đọc một (trong những) bài viết được hoàn thành trong ngày làm việc tại nhà của tôi!

 

Be Present,

Chi Nguyễn

*** Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản Quyền-Cộng Tác trước khi sao chép hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog