Hướng dẫn sử dụng (Tiếng Việt)

Giới Thiệu:

The Present Day planner là một giải pháp hoàn hảo giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc và duy trì cân bằng cuộc sống. Đây là sản phẩm nghiên cứu ứng dụng của Chi Nguyễn (The Present Writer) – Tiến sĩ Giáo dục, Giảng viên đại học tại Mỹ.

Cuốn sổ được thiết kế với 5 bố cục chính:

1. Monthly Planning (Kế hoạch tháng)
2. Weekly Notes (Ghi chú tuần)
3. Weekly Planning (Kế hoạch tuần)
4. Daily Execution (Thực thi ngày)
5. Weekly Reflection (Nhìn lại tuần)

Monthly Planning (Kế Hoạch Tháng)

Trang lập kế hoạch tháng là nơi bạn định hướng cho một tháng ý nghĩa sắp tới. Tại đây, bạn sẽ xác lập mục tiêu, lên lịch trình và chọn một chủ đề dẫn dắt cảm xúc, giúp bạn chủ động nắm bắt nhịp sống thay vì bị cuốn theo nó.

Để bắt đầu, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản sau:

1. Ở phần trên cùng bên trái, bạn khoanh tròn tháng hiện tại để dễ theo dõi trong quá trình sử dụng.
2. Đặt một chủ đề cho tháng ở mục “This month will be” – đây là từ khóa định hướng cảm xúc hoặc trọng tâm mà bạn muốn hướng đến trong tháng (ví dụ: bình yên, bứt phá, sáng tạo…).
3. Xác định và viết xuống ba mục tiêu lớn nhất mà bạn muốn đạt được trong tháng tại phần “Goals of the month” và theo dõi tiến độ bằng cách đánh dấu vào các ô checklist.
4. Điền các ngày trong tháng vào các ô vuông nhỏ màu xanh trong lịch tháng, sau đó ghi chú những sự kiện, deadline, lịch trình hoặc kế hoạch quan trọng tương ứng với từng ngày.
5. Cuối cùng, tận dụng phần lề trống bên trái để thêm ghi chú, lưu ý quan trọng, hoặc vẽ vời, trang trí theo ý thích. 

*Tuy sổ The Present Day planner được thiết kế để sử dụng liên tục hàng ngày trong vòng 6 tháng, nhưng thực tế phần Monthly Planning có đủ trang để dùng trong 7 tháng (tức dư ra một tháng). Đây là thiết kế có chủ đích nhằm mang đến sự linh hoạt nhất cho người dùng, để dù bạn mua sổ vào giữa hay cuối tháng, vẫn có thể dùng sổ lập kế hoạch trọn vẹn cho 6 tháng tiếp theo. 

Weekly Notes (Ghi chú tuần)

Trang này là không gian tự do để bạn ghi lại những điều highlight trong tuần—từ lịch họp, công việc cần làm, đến những ý tưởng vụt tới, hay những lời nhắc bạn muốn lưu tâm. Bạn cũng có thể tận dụng trang này để vẽ, phác thảo, hoặc đơn giản là “xả” những suy nghĩ hiện lên trong đầu—không cần theo bất kỳ khuôn mẫu nào cả. 

Weekly Planning (Kế hoạch tuần)

Đây là bức tranh tổng thể cho tuần làm việc sắp tới—nơi bạn lên kế hoạch cho từng bước tiến vững chắc hơn trong công việc và cuộc sống. Trang này không chỉ giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả, mà còn tích hợp phần theo dõi thói quen và chăm sóc bản thân để duy trì sự cân bằng mỗi tuần.

1. Bắt đầu bằng cách điền khoảng thời gian của tuần vào mục “From:… to:…” để xác định rõ bạn đang lập kế hoạch cho tuần nào.
2. Sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để sắp xếp và ưu tiên các đầu việc cần làm trong tuần. Phương pháp này giúp bạn xử lý công việc một cách hiệu quả và khoa học, dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Ma trận này bao gồm 4 phần:
   • A. Khẩn cấp (Urgent) và Quan trọng (Important): Nhiệm vụ nên ưu tiên và làm ngay lập tức.
   • B. Quan trọng (Important) nhưng Không khẩn cấp (Not Urgent): Nhiệm vụ nên lên kế hoạch để làm xuyên suốt cả tuần.
   • C. Khẩn cấp (Urgent) nhưng Không quan trọng (Not Important): Nhiệm vụ nên ủy thác cho người khác hoặc làm ngay khi có thời gian trống.
   • D. Không khẩn cấp (Not Urgent) cũng Không quan trọng (Not Important): Nhiệm vụ phải được loại bỏ hoặc chỉ làm khi các nhiệm vụ khác ở mục A, B và C đã hoàn thành.
3. Ở phần “Habit Tracker” (Theo dõi thói quen), bạn có thể ghi tối đa 3 thói quen muốn xây dựng trong tuần (ví dụ: tập thể dục, viết nhật ký, đọc 10 trang sách…) và đánh dấu theo dõi tiến trình thực hiện từng ngày từ Thứ Hai (M) đến Chủ Nhật (Su).
4. Cuối cùng, phần “Self-Care” (Chăm sóc bản thân) là nơi để bạn viết ra một hoặc vài điều bạn muốn làm để chăm sóc chính mình trong tuần này—như một lời nhắc nhẹ nhàng dành riêng cho bạn (ví dụ: chăm sóc da, đi bộ, thiền…).

Daily Execution (Thực thi ngày)

Mỗi ngày là một chương mới. Tại đây, bạn sẽ chia nhỏ mục tiêu lớn thành những bước đi cụ thể, dễ thực thi—giúp bạn vừa làm việc hiệu quả, vừa cảm thấy đời sống mỗi ngày trở nên nhẹ nhàng và có định hướng hơn.

1. Bắt đầu bằng cách khoanh tròn thứ trong tuần (trên cùng, bên trái) và điền ngày/tháng vào mục “Date” (trên cùng, bên phải). 
2. Viết một điều mà bạn cảm thấy biết ơn trong ngày vào phần “Today I’m grateful for…”. Bắt đầu ngày mới với lòng biết ơn đã được khoa học chứng minh có thể giúp con người thiết lập năng lượng tích cực cho cả ngày. 
3. Lên kế hoạch công việc và thực hiện theo phương pháp quả cà chua Pomodoro—làm việc sâu trong chu kỳ 25 phút tập trung và 5 phút nghỉ ngắn. Thực hiện theo các bước sau:
   • Bước 1: Liệt kê tối đa 5 nhiệm vụ quan trọng trong ngày vào cột “Tasks of the day”, sắp xếp theo mức độ ưu tiên từ trên xuống. Đây là những việc cần sự tập trung cao độ (deep work) để hoàn thành. Các công việc nhỏ, mang tính lặp lại hoặc không cần quá nhiều tập trung (shallow work) như đi chợ, rửa bát… không cần đưa vào phần này (tuy nhiên có thể đưa vào phần Notes phía dưới).
   • Bước 2: Với mỗi nhiệm vụ, bạn ước lượng số phiên Pomodoro cần thiết để hoàn thành (mỗi phiên là 25 phút làm việc không gián đoạn) và ghi con số vào cột có hình quả cà chua đồng hồ bên cạnh. Ví dụ: nếu cần hai phiên Pomodoro để viết báo cáo, bạn sẽ ghi “2” vào dòng tương ứng.
   • Bước 3: Đặt hẹn giờ 25 phút và bắt đầu làm việc trong sự tập trung cao độ. Sau khi hoàn thành một phiên, bạn tô màu hoặc đánh dấu ô đầu tiên trong hàng Pomodoro (1 đến 10), sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Nếu cần thêm thời gian, bạn cũng có thể làm liền mạch 2 Pomodoro (đặt hẹn giờ 50 phút) và nghỉ 10 phút. 
   • Bước 4: Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo trong cột “Tasks of the day”. Việc đánh dấu Pomodoro được thực hiện liên tục theo thứ tự, chứ không bắt đầu lại từ đầu cho mỗi task. Ví dụ: Nếu bạn dùng 2 Pomodoro để hoàn thành task đầu tiên, bạn sẽ đánh dấu hai ô đầu tiên. Khi chuyển sang task thứ hai, bạn bắt đầu đánh dấu từ ô Pomodoro thứ 3. Một ngày có tối đa 10 Pomodoro—tương đương khoảng hơn 4 giờ tập trung cao độ. Đây là giới hạn lý tưởng để bạn làm việc hiệu quả mà vẫn giữ được sức khỏe, năng lượng và không bị quá tải. 
   • Bước 5: Nếu có ngày bạn thực hiện nhiều hơn 10 phiên Pomodoro, hãy quay lại đánh dấu từ ô đầu tiên. Đây là cách hiệu quả giúp bạn theo dõi tiến trình thực hiện theo thứ tự tiếp tiến, đồng thời có cái nhìn rõ ràng và liền mạch về toàn bộ quá trình làm việc tập trung của mình từ đầu ngày đến cuối ngày. Ngoài ra, bạn cũng có thể đối chiếu giữa số Pomodoro đã ước lượng trong cột có hình quả cà chua đồng hồ (Bước 2) và số phiên thực tế bạn đã hoàn thành để đánh giá mức độ chính xác trong dự đoán, từ đó điều chỉnh nhịp độ làm việc sao cho phù hợp hơn trong những ngày tiếp theo. 
4. Nếu trong ngày có ghi chú, ý tưởng bất chợt hay bất cứ điều gì cần lưu lại, bạn có thể viết vào phần trống ở cuối trang.
5. Trước khi kết thúc ngày, hãy viết một câu ngắn gọn để tổng kết trải nghiệm hoặc cảm xúc của bạn trong phần “My day in one sentence”. Đây là cách nhẹ nhàng để khép lại ngày cũ và chuẩn bị tinh thần cho ngày mới. 

Weekly Reflection (Nhìn lại một tuần)

Khép lại tuần làm việc với những giây phút lắng đọng—cho phép bản thân nhìn lại, ăn mừng những điều đã làm được và học hỏi từ những trải nghiệm chưa như mong muốn. Đây là khoảng thời gian để bạn chậm lại, kết nối với chính mình và chuẩn bị tâm thế vững vàng hơn cho tuần mới.

• Vào cuối mỗi tuần, The Present Day Planner mở ra cho bạn một không gian riêng để nhìn lại hành trình đã qua thông qua 4 câu hỏi gợi mở cảm xúc. Không có xếp hạng, không có điểm số, không cần đo lường năng suất—chỉ là một vài phút thành thật với chính mình:
  • Check-in (Kiểm tra): Tuần này mình cảm thấy thế nào?
  • Success (Thành công): Mình tự hào về điều gì? Những thành công nhỏ hay lớn mà mình đạt được trong tuần qua.
  • Lesson (Bài học): Mình đã học được gì? Những bài học, kinh nghiệm hoặc thay đổi trong nhận thức.
  • Future (Tương lai): Mình có thể làm gì để cải thiện hoặc tối ưu hơn trong tuần tới?
• Bạn cũng có một không gian mở ở mục “Space for more reflection” để viết thêm những suy nghĩ, ý tưởng hay bất kỳ điều gì bạn muốn lưu lại từ tuần đã qua.

Cuối cùng, đừng quên xem lại trang Monthly Planning để đảm bảo bạn vẫn đang đi đúng hướng với mục tiêu lớn của tháng. Sau khi hoàn tất, hãy đánh dấu vào checkbox nhỏ như một lời cam kết với chính mình.

Notes (Trang ghi chú)

Ở cuối cuốn sổ, bạn sẽ tìm thấy 12 trang trống hoàn toàn—nơi bạn có thể tự do ghi lại bất kỳ điều gì quan trọng trong cuộc sống và công việc của mình.

Đó có thể là nội dung của những buổi họp, thông tin cần lưu ý, các ý tưởng chợt đến, hoặc đơn giản chỉ là vài nét vẽ nguệch ngoạc để thư giãn tâm trí. Không có giới hạn nào cho cách bạn sử dụng—đây là không gian dành riêng cho bạn thể hiện bản thân theo cách tự nhiên và thoải mái nhất. 

How-To Guide (English)

Introduction

The Present Day Planner is a thoughtful and practical tool designed to help you maximize your productivity while maintaining a balanced lifestyle. It is an applied research product developed by Dr. Chi Nguyen (The Present Writer), a professor of education in the United States.

The layout of the planner consists of five major components:

1. Monthly Planning
2. Weekly Notes
3. Weekly Planning
4. Daily Execution
5. Weekly Reflection

Monthly Planning

The Monthly Planning section is where you set the direction for a meaningful and intentional month ahead. You’ll define your goals, organize your schedule, and set a theme to guide your mindset — helping you take charge of your pace instead of being swept up in it.

To get started:

1. Circle the current month from the list of 12 abbreviations at the top left corner of the page. This helps you clearly mark the monthly layout you’re working on.
2. Set a theme for your month in the “This month will be” section — a guiding word or intention you want to focus on (e.g., peace, breakthrough, creativity). This helps you stay centered on how you want to feel or what you want to achieve throughout the month.
3. List your top three goals for the month in the “Goals of the month” section and track your progress using the checkboxes.
4. Fill in the calendar grid with the days of the month, and note any important events, deadlines, or appointments on the corresponding dates. This helps you visualize how your month unfolds at a glance.
5. Use the left margin space for extra notes, reminders, habit tracking, or creative decoration.

*Although the planner is designed for 6 months of use, the Monthly Planning section includes 7 monthly layouts. This intentional design offers flexibility so that even if you start mid-month, you’ll still have space to plan a full six months ahead.

Weekly Notes

This is a free-flow area where you can jot down anything that comes to mind — meeting notes, to-do lists, sudden creative ideas, or important reminders. You can also use it to sketch, brainstorm, or simply clear your thoughts. There are no rules here — just use the space in whatever way feels most helpful to you that week.

Weekly Planning

This section provides a clear overview of your upcoming week — helping you plan each step with purpose and maintain balance between your goals and well-being.

1. Start by filling in the date range for the week in the “From:… to:…” section located at the top right corner of the page.
2. Plan your week with the Time-Management Eisenhower Matrix. For each anticipated task, ask yourself two questions: Is this task important? Is this task urgent? Then, place each task into one of the four categories:

1. Important and Urgent – Prioritize and complete immediately.
2. Important but Not Urgent – Schedule to do throughout the week.
3. Not Important but Urgent – Delegate to someone else or tackle during available downtime.
4. Not Important and Not Urgent – Eliminate or save for later when other tasks are done.

1. In the “Habit Tracker” section, write up to three habits you want to build this week (e.g., exercise, journaling, reading). Check off the circular boxes for each day of the week (M to Su) as you complete them.
2. In the “Self-Care” section, write down what’s essential for your well-being this week — one or more actions that help you feel grounded, energized, or recharged (e.g., skincare, walking, meditation). This serves as a gentle reminder to care for yourself, even during a busy week.

Daily Execution

Each day is a fresh chapter. This section helps you break big goals into actionable steps — making your daily life more focused, manageable, and meaningful.

1. Circle the current day of the week (M to Su) at the top left corner of the page, and fill in the full date in the “Date” section at the top right to keep track of daily entries.
2. In the “Today I’m grateful for…” section, write one thing you’re grateful for. Starting your day with gratitude helps set a positive tone for the rest of the day.
3. Plan and execute your daily tasks using the Pomodoro (“Tomato”) technique, which breaks work into 25-minute focus blocks followed by 5-minute breaks. Here’s how to use it:
   • Step 1: List your tasks in the “Tasks of the day” column. Place the most important tasks at the top, and the less crucial ones below. Focus on 5 key tasks that require deep focus. Shallow tasks like errands or chores can go in the Notes section below.
   • Step 2: For each task, estimate how many Pomodoro sessions (25 minutes each) you think it will take. Write the number in the column with the tomato timer icon.
     Example: If you expect to spend 2 Pomodoros writing a quarterly report, write “2” next to that task.
   • Step 3: Set a timer for 25 minutes and start working, one task at a time. After each session, fill in one Pomodoro box (boxes 1–10), then take a 5-minute break. You may also combine two sessions for a longer work block, followed by a 10-minute break.
   • Step 4: Once a task is complete, move to the next one. Continue filling Pomodoro boxes in order — e.g., if Task 1 took 2 Pomodoros, Task 2 starts at box 3.
     There are 10 Pomodoro boxes total (about 4+ hours), which is an ideal daily limit for deep focus without burnout.
   • Step 5: If you exceed 10 Pomodoro sessions in one day, start again from box 1.
     Tracking in this sequential order helps you monitor your progress clearly from start to finish. You can also compare your original estimate (in the tomato timer column) with the actual number of Pomodoros used to reflect and adjust future time planning.
4. Use the Notes section at the bottom of the page to jot down ideas, reminders, or anything else that arises during the day.
5. Finally, wrap up your day by writing a short sentence in “My day in one sentence” to reflect on how the day went — a simple way to pause and reset for tomorrow.

Weekly Reflection

End your week with a quiet moment to slow down — a chance to reflect, celebrate what you’ve accomplished, and learn from what didn’t go as planned. This is your time to pause, reconnect with yourself, and step into the new week with clarity and intention.

1. At the end of each week, The Present Day Planner offers a dedicated space for self-reflection through four open-ended prompts. There’s no ranking, no scoring, no measuring productivity — just a few honest minutes with yourself:
   • Check-in: How did I feel this week? 
   • Success: What am I proud of? (e.g., mall or big wins from this past week)
   • Lesson: What did I learn? (e.g., takeaways, experiences, or mindset shifts)
   • Future: What can I do to improve or optimize next week?
2. There’s also a “Space for more reflection” where you can capture extra thoughts, ideas, or anything meaningful you’d like to remember from the past week.
3. Lastly, don’t forget to review your Monthly Planning page to ensure you’re still aligned with your big-picture goals. Once you’re done, check off the small box at the bottom of the page — a simple but powerful commitment to your journey.

Notes

At the back of the planner, you’ll find 12 blank pages — an open space to write whatever you want. Use them for meeting notes, brainstorming, reminders, sketches, reflections, or even just a free-flow brain dump.

There are no rules here. It’s your space to think, reflect, and express yourself in the way that feels most natural and comfortable.