“Chi lấy đâu ra thời gian mà làm được nhiều việc như vậy?”
Đó là câu hỏi tôi nhận được nhiều nhất, gần như hàng ngày, từ các bạn theo dõi The Present Writer.
Và quả thật, tôi cũng làm nhiều việc thật. Tôi có công việc toàn thời gian tại Mỹ là Data Analyst (Chuyên viên phân tích dữ liệu) cho một trường Đại học. Ngoài ra, tôi làm công việc sáng tạo nội dung trên YouTube, Blog và Podcast với tần suất ra nội dung đều đặn. Trong khi đó, tôi có gia đình và con nhỏ—và vì sống ở nước ngoài nên chúng tôi không có ông bà, họ hàng giúp đỡ, lại cũng không có cả nhà trẻ nữa vì COVID. Suốt một năm vừa rồi, hai vợ chồng tôi vừa đi làm vừa tự chăm con nên khá vất vả. Nhưng tôi vẫn dành được thời gian cho bản thân như đọc sách, học thêm kỹ năng mới, đi chơi với gia đình, viết lách thư giãn …
Để làm được tất cả điều này, tôi sắp xếp thời gian khoa học và tối ưu hoá công việc của mình dựa theo 1 tư duy, 3 quy tắc và 6 phương pháp sau đây.
Tư duy
Khi bạn tìm trên mạng với từ khoá “quản lý thời gian” hay “làm việc hiệu quả”, phần lớn các bài viết/video chỉ tập trung vào các bước để làm thật nhiều, nhồi thật nhiều việc trong một ngày. Tuy nhiên, điều này gần như không thể vì thời gian một ngày của con người là hữu hạn, chỉ làm việc 4-8 tiếng tập trung là đã mệt nhoài rồi. Nếu nhồi nhét nhiều việc trong một ngày như vậy mà làm cố cho hết, liên tục nhiều ngày thì sớm hay muộn ta cũng bị kiệt sức, dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về thể chất và tinh thần.
Bởi vậy, đối với tôi, trên tất cả mọi phương pháp, quy tắc, tư duy quản lý thời gian để làm việc một cách thông minh quan trọng hơn cả. Và tư duy của tôi luôn là: Minimalism (tối giản hoá).
Thay vì nhìn vào một cái danh sách công việc dài đến choáng ngợp và nghĩ là mình phải làm tất cả mọi thứ cùng một lúc, bạn hãy có tư duy chọn lựa, ưu tiên. Hãy tập trung vào những thứ thực sự quan trọng, cần làm ngay, và bỏ đi hoặc để lại làm sau những thứ thừa thãi, ít quan trọng hơn.
Sự thay đổi trong tư duy này nghe qua nhỏ nhoi thôi nhưng lại mang ý nghĩa lớn.
Tất cả những quy tắc và phương pháp sau đây đều xoay quanh tư duy tối giản.
Quy tắc
1. Quy luật 80/20 (Pareto Principle)
Quy luật này dựa vào nghiên cứu của một nhà kinh tế người Ý có tên là Pareto và sau đó mở rộng ra ở nhiều lĩnh vực như sản xuất, kinh doanh, quản lý thời gian… Về cơ bản, quy luật 80/20 cho rằng: 80% output (đầu ra/thành quả/hậu quả) được tạo bởi 20% input (đầu vào/đóng góp/hành động)
Vậy nên, áp dụng vào quản lý thời gian, nếu cho rằng 80% thành quả công việc của mình được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả, bạn có thể theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, ở hoàn cảnh nào, được làm với chu trình nào… Từ đó, bạn có thể mô phỏng lại và mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất này để nâng cao hơn nữa thành quả lao động của mình.
Cá nhân tôi thường sử dụng quy tắc 80/20 để đưa ra quyết định về công việc cần ưu tiên. Khi lập kế hoạch cho ngày/tuần/tháng tới, tôi thường nhìn vào danh sách các công việc cần phải làm và tự hỏi: “20% công việc nào làm được trong số này sẽ cho tôi 80% thành quả?”. Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp tôi ưu tiên và tập trung vào những công việc quan trọng nhất (thường cho nhiều thành quả nhất) và nới dần những công việc thứ yếu, không mang lại nhiều thành quả.
Đọc thêm về Quy luật 80/20 tại đây.
2. Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory)
Tưởng tượng rằng cuộc sống của bạn như một cái bếp có bốn lò. Mỗi lò biểu tượng cho một mặt của cuộc sống: Lò thứ nhất là gia đình, lò thứ hai là bè bạn, lò thứ ba là sức khoẻ, lò thứ tư là công việc. Lý thuyết Bốn lò lửa cho rằng: “Để thành công, bạn phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công xuất sắc, bạn phải tắt đi hai trong số bốn lò”
Điều này có nghĩa là, cái gọi là “cân bằng cuộc sống” thực ra không bao giờ là hoàn hảo, bạn khó có thể vừa lo cho gia đình chu toàn, lại vừa có thời gian với bạn bè, vừa chăm sóc sức khoẻ cá nhân, lại vừa tập trung được cho công việc. Mà có chăng, nếu bạn có làm được tất cả mọi thứ cùng lúc như vậy, thì chất lượng mỗi thứ cũng sẽ khó có thể tốt được vì bạn bị phân tâm, dàn trải quá nhiều.
Vì thế, thay vì nghĩ mình phải chia đều sự quan tâm vào tất cả mọi mặt, bạn có thể nghĩ về công việc-cuộc sống theo từng giai đoạn hoặc từng thời điểm trong ngày. Ví dụ, ở giai đoạn này mình phải lo cho gia đình thì mình chấp nhận lò lửa công việc và bạn bè sẽ bị bỏ ngỏ; sau khi việc gia đình đỡ bận thì mình sẽ quay lại bù đắp cho công việc và bạn bè. Hay như trong một ngày, khi vào giờ làm việc thì mình sẽ bật lò lửa công việc lên cháy rực nhất, khi về nhà thì tắt lò lửa công việc và bật lên lò lửa gia đình, sức khoẻ, bạn bè….
Đọc thêm về Thuyết Bốn lò lửa tại đây.
3. Luật Parkinson (Parkinson’s Law)
Luật Parkinson cho rằng nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khoả lấp thời gian đó.
Ví dụ như, nhà trường giao bài tập cho thời hạn 1 tháng thì cả tháng đó, bạn làm mãi không xong; nhưng đến đêm trước ngày nộp thì đột nhiên bạn cảm thấy làm rất hiệu quả và hoàn thành xong bài chỉ trong vài giờ. Hay như sếp giao cho bạn việc này, bạn nghĩ đơn giản, làm thoáng cái ngày mai là xong. Nhưng sếp lại bảo cho gia hạn đến tuần sau nên bạn cứ chần chừ không làm, hoặc thêm cái này, thêm cái kia vào công việc khiến nó rườm rà, phức tạp hơn và cuối cùng gần sát đến hạn nộp mới hoàn thành.
Vậy nên áp dụng vào làm việc hiệu quả, bạn cần tự tạo ra áp lực thời gian cho mình, đừng bao giờ xin gia hạn, trừ trường hợp bất khả kháng. Đặc biệt những đầu việc không có deadline cho mình, bạn cũng phải tự tạo deadline để thắng lại định luật Parkinson này và hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.
Đây cũng chính là một trong những bí quyết lớn nhất của tôi để đạt được điểm tuyệt đối 4.0/4.0 Thạc sĩ và Tiến sĩ tại Mỹ. Xem thêm trong video dưới đây:
Phương pháp
Để ứng dụng 3 quy tắc vàng này trong thực tế, 6 phương pháp sau đây bạn có thể làm ngay hôm nay để quản lý thời gian tốt hơn:
1. Ma trận Eisenhower (The Eisenhower Matrix)
Một trong những cách tốt nhất để đặt lựa chọn và ưu tiên cho to-do list của mình là phân chia nó theo ma trận Eisenhower.
Ma Trận này là một mô hình gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp, Không khẩn cấp, Quan trọng, Không quan trọng.
1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ nên lên kế hoạch để làm sau).
3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên uỷ thác cho người khác)
4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ hoặc làm khi có thời gian rảnh, nghỉ ngơi).
Thay vì để danh sách công việc dài dằng dặc thì sắp xếp công việc theo ma trận này sẽ giúp cho mình đưa ra quyết định đâu là việc cần làm nhanh và tốt hơn.
2. Đầu việc quan trọng nhất – M.I.T. (Most Important Tasks)
Phương pháp này nhấn mạnh tầm quan trọng ở việc chỉ tập trung vào từ một đến ba đầu việc quan trọng nhất trong ngày.
Đây thường nên là việc thuộc nhóm Khẩn cấp & Quan trọng trong Ma Trận Eisenhower nói trên. Những việc này bạn nên làm trước tiên trong ngày và nếu làm xong thì mình sẽ có cảm giác là ngày hôm đó đã thành công.
Cách này giúp bạn sắp xếp thời gian một cách thực tế hơn, có định hướng hơn, giảm áp lực tới bản thân trong ngày.
3. Phương pháp Pomodoro
Để tập trung tốt nhất trong quá trình làm việc, bạn nên sử dụng phương pháp Pomodoro (quả cà chua trong tiếng Ý)
Đây là phương pháp làm việc theo chu trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút và lặp lại làm 25 phút, nghỉ 5 phút. Xem thêm trong video dưới đây:
Phương pháp này tạo áp lực thời gian, khiến bạn tập trung hơn, định lượng được rõ hơn mức độ hiệu quả trong công việc của mình — nói cách khác là thắng lại định luật Parkinson. Đồng thời, nó cũng cho bạn thời gian nghỉ ngơi để bạn không quá mệt mỏi, lấy lại sức làm việc lâu dài hơn.
4. Quy tắc 2 phút (The 2-minute rule)
Quy tắc 2 phút được tác giả David Allen đề cập trong cuốn sách nổi tiếng về làm việc hiệu quả có tên là Getting Things Done.
Quy tắc này đơn giản là: Việc gì mà bạn cảm thấy có thể làm từ 2 phút trở xuống thì nên làm ngay, không trì hoãn.
Khi gặp việc nào đó, thay vì đắn đo: “Liệu có nên làm nó ngay không?”, bạn hay nghĩ: “Việc này có dưới 2 phút không?” Nếu dưới 2 phút, bạn hãy làm luôn, nếu không thì cho vào danh sách để sau làm.
5. Làm theo nhóm (Batching)
Batching là phương pháp tôi học được từ cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” của Tim Farris. Một cuốn sách rất hay và đã được review tại đây.
Batching có nghĩa là những việc gì mà mình có thể làm sau, không quan trọng cũng không cần kíp thì mình làm theo nhóm.
Ví dụ như email, tôi thường để ra khoảng 1-2 tiếng nhất định trong ngày chỉ để trả lời email, chứ không dàn trải ra cả ngày hoặc thấy email mới đến là phải dừng mọi công việc để trả lời ngay (trừ trường hợp email khẩn cấp). Tương tự với việc làm YouTube hay podcast, vì mỗi lần ghi hình hay thu âm đòi hỏi phải lấy ra nhiều trang thiết bị, tôi thường cố gắng sắp xếp để “batch” từ 2-3 video/tập podcast một lần.
Cách này rất tốt vì nó tiết kiệm thời gian, đặt bạn vào “guồng” công việc tập trung rồi nên làm rất hiệu quả và nhanh chóng.
6. Sống cho hiện tại (Be Present)
Sống cho hiện tại là điều tôi từng viết rất nhiều trên The Present Writer. Đó là tư duy khi làm bất kỳ điều gì, hãy toàn tâm toàn ý cho hiện tại.
Đối với tôi: Cân bằng cuộc sống không phải là 50% công việc-50% cuộc sống mà là sống 100% cho hiện tại.
—-
Để ứng dụng tất cả tư duy, quy tắc và phương pháp này trong một ngày làm việc, hơn hai năm qua, tôi đã tự tạo ra và thử nghiệm một cuốn sổ làm việc (productivity planner) cho riêng mình. Cuốn sổ đã lên khung cơ bản; tuy nhiên, tôi cần sự đóng góp của các bạn để hoàn thiện thiết kế và nhân rộng tầm ảnh hưởng của dự án đặc biệt này. Hãy làm khảo sát dưới đây (chỉ bao gồm 8 câu hỏi ngắn) để giúp tôi hiện thực hoá cuốn sổ này nhé: https://forms.gle/FeZuXJrtgBF2yDeP6
Be Present,
Chi Nguyễn
*Bạn thích bài viết này? Hãy cân nhắc ủng hộ cho The Present Writer để blog có thể tiếp tục hoạt động phi lợi nhuận
**Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản Quyền-Cộng Tác trước khi sao chép hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh của blog
Hi Chi, bài viết rất hay nhưng nếu muốn áp dụng hiệu quả, mỗi người cần phải thiết kế một lộ trình cho riêng mình. Chị chờ cuốn sổ của Chi.
Chị hỏi ngoài lề chút, khi chị mở email thì thấy bài của em. Chị đọc trên email luôn thì google có tính lượt view cho website của em không? Và em đang sử dụng plugin nào để tích hợp cả bài viết vào email mà không cần phải dẫn người xem vào website của mình vậy?
Dạ nếu chị subscribe bằng trang WordPress của chị trực tiếp trên trang của em thì khi em post bài mới WordPress tự gửi email cho chị (cái này em không rõ cụ thể quy chế và em cũng không cần làm gì cả). Còn nếu chị subscribe qua newsletter thì là em gửi link bài viết trong newsletter cho các bạn đọc. Em đoán là chỉ cần vào là được tính lượt view, nhưng em cũng không chạy quảng cáo hay làm gì cần để ý nhiều lượt view trên trang nên em cũng xem kỹ từng phân khúc traffic một.
À, vì chị thấy rất hay là chị chỉ cần mở email là đọc ngay bài. Hay ở chỗ này: em là người viết, em không cần phải viết thêm một bài giới thiệu ngắn trên email về bài viết mới của mình trên blog nữa. Cái này cực kỳ hại não vì muốn viết để người ta mở link ra đọc không dễ tí nào pk em?
Em là đại gia view nên em ko cần quan tâm đến lượt view luôn. Chị buôn bán nhỏ nên cứ mỗi tháng phải vào đếm view haha.
Bài học của Chi có thể ứng dụng được nhiều thứ trong cuộc sống không những là học tập, thanks bạn!
Tan-Long Nguyen | https://telltold.com
Tình cờ xem youtube rồi qua blog, đọc bài này đầu tiên, phải nói quá hay luôn. Chúc bạn luôn thành công và có những bài viết thật sự hữu ích như vầy
Cảm ơn bạn đã xem video và đọc thêm blog của mình nhé!
Xin chào chị Chi,
Em mới xem được video “Quản lý thời gian” của chị trên Youtube và có một số câu hỏi về ma trận Eisenhower mong được chị Chi giải đáp:
1. Khi lập ma trận Eisenhower, theo em hiểu là phải có trước một to-do list rồi phải không ạ? Hay là chị nhập “input” cho ma trận theo cách nào khác ạ?
2. Ví dụ một ngày chị làm xong 1-3 đầu việc trong mục Khẩn cấp-Quan trọng của ma trận, vậy thì ngay hôm đó phải cập nhật một ma trận mới ạ? Và bao lâu (~1 ngày/1 tuần/1 tháng,…) thì chị lập một ma trận ạ?
Cảm ơn chị Chi về những chia sẻ rất hay và hữu ích ạ! Chúc chị một ngày tốt lành!
Chào em. Câu hỏi rất thú vị. Mỗi người sẽ có một cách thực hiện phương pháp này khác nhau. Chị chỉ nói cá nhân chị thôi nhé: 1) Chị có lập một list các việc cần làm trước, rồi sau đó áp nó vào ma trận. 2) Chị làm ma trận theo từng tuần. Mỗi tuần một ma trận mới.
Em chào chị Chi, em có xem những vlog của chị và thực sự rất thích vì đây là những chủ đề em quan tâm, về giáo dục và châm ngôn sống. Những nội dung này thực sự quan trọng trong công việc của em ( về giáo dục ) trong hiện tại và tương lai. Em cảm ơn chị rất nhiều ạ, em mong chờ sổ Planner của chị và cả những vlog hữu ích của chị nữa ạ.
Cám ơn bạn Chi về chia sẽ rất hữu ích nhé. Mình đang tìm kiếm kiến thức này và hy vọng nó sẽ giúp mình sử dụng thời gian hiệu quả hơn trong cuộc sống của mình.
Chúc bạn Chi luôn thành công và hạnh phúc trong cuộc sống.
may mắn vì hôm nay biết đến các video của chị. E cảm ơn!
Hi chị Chi,
Quả thực em đã đọc đi đọc lại bài viết này của chị 2-3 lần, thậm chí e nghe cả podcast và xem youtube của chị về nội dung này. Bài viết rất hữu ích với em!
Ngoài ra, em muốn nhờ chị confirm về cuốn “Tuần làm việc 4 giờ” của Tim Ferries thay vì “Ngày làm việc 4 giờ” của Tim Farries ạ.
Em cảm ơn chị rất nhiều!
Tuần làm việc 4 giờ em ạ 🙂
Chào Chi!
Mình rất ấn tượng với bài viết của bạn. Mình mới làm khảo sát Dự án productivity planner của bạn dù đã trễ. Nếu được, hãy mail cho mình.
Cảm ơn bạn!
Cảm ơn bạn đã tham gia khảo sát. Mình sẽ có thông báo cập nhật về dự án tới các bạn trong tháng tới.
Nhưng nội dung chị sẻ rất bổ ích. Cám ơn chị
Chào Chi. Cám ơn ơn Chi đã chia sẻ nội dung hữu ích. Mình đã share nội dung đến với các bạn sinh viên của mình. Mình chúc Chi vui vẻ, năng lượng và hiện thực được những dự án ý nghĩa của Chi nhé.
Tận đáy lòng mình cảm ơn Chi nhiều nhé.
Thời điểm này được biết đến Chi – thật sự điều may mắn rất rất nhiều bởi những nội dung hay và ý nghĩa vô cùng.
Chúc Chi sức khoẻ nhé ❤️
Chào chị. Lần đầu tiên e xem video của chị. Thật sự rất biết ơn nội dung chị chia sẽ, e rất vật vã trong việc tạo ra planner riêng cho bản thân. Giờ nghe dc chia sẽ của chị như sáng ra được nhiều điều. Mong chờ planner của chị
Cảm ơn em đã ủng hộ chị nhé!
Chào chị, em rất vui vì tình cờ gặp được blog và youtube của chị. Các bài viết và video của chị đã truyền cho em nhiều cảm hứng và tìm ra phương pháp học tập, làm việc hiệu quả hơn. Cảm ơn chị rất nhiều và mong rằng chị có thể ra nhiều bài viết, video hữu ích như thế này trong tương lai ạ!
Cảm ơn em nhiều đã theo dõi chị nhé!
Cảm ơn đã chia sẽ. Rất hay và ý nghĩa.
Chi ơi, cảm ơn Chi rất nhiều về các video, các bài học hữu ích. Mình có 1 câu hỏi ngoài lề: Mình rất thích ánh sáng và màu sắc trong các video cũng như blog của Chi, Chi dùng thiết bị nào để quay vậy. Ngoài ra hình như chi có dùng mic chuyên nghiệp nữa đúng không? Mong Chi trả lời câu hỏi bên lề. Cảm ơn Chi!
Tất cả các thiết bị Chi đều ghi ở phần mô tả dưới mỗi video. Mình có dùng camera, mic, và ánh sáng ngoài. Khi nào có điều kiện, mình sẽ review kỹ hơn nhé!
Cảm ơn Chi. Mình đang áp dụng phương pháp trái cà chua nè. Quá hiệu quả
Kiến thức rất hữu ích, cảm ơn Chi. Các bạn nên sử dụng thường xuyên phương pháp này. Nếu mà lười giống mình thì có thể dùng phần mềm hỗ trợ cũng được :))
Rất cảm ơn Chi vì kiến thức. Chi có recommend sử dụng phần mềm nào để quản lý thời gian k nhở? Mình cũng tò mò muốn tìm hiểu.
Đây là lần đầu em để lại cmt trên blog của chị từ sau khi đọc cuốn sách về chủ nghĩa tối giản bản đầu tiên cách đây 4 năm. Theo dõi blog của chị thực sự thú vị và giúp ích rất nhiều cho cuộc sống vốn vô tổ chức và không suy nghĩ của em. Mãi sau đó, em tự đặt ra một câu hỏi: đối với người Việt Nam, chia sẻ là một điều tất lẽ dĩ ngẫu, nhưng liệu việc chia sẻ quá nhiều thứ mà không tập trung vào cuộc sống của bản thân liệu có tốt không và “làm thế nào để ngừng chia sẻ?”. Em rất mong chị có thể trả lời cho câu hỏi này ở một vlog khác, bởi đối với một người cũng rất ham chia sẻ thì đây là điều khá gây phân tâm cho cuộc sống. Giống như chị đã viết, cho đi thứ người khác không cần không những làm phiền cuộc sống của họ mà ta còn đang làm phức tạp thêm những đồ đạc, đẩy sự dư thừa của bản thân sang cho họ. Em nhận ra không chỉ là đồ đạc, mà cả về tư tưởng, niềm tin, tình yêu, khi mình cho đi mà đối phương không cần nó thì đều tạo nên một áp lực vô hình, vì chả ai dám từ chối những điều tốt đẹp từ người khác. Điều này hủy hoại mối quan hệ từ bên trong. Nhưng khi từ Nhật trở lại Việt Nam, thì em nhận ra là TẤT CẢ mọi người ở Việt Nam đều không ngừng chia sẻ mà không quan tâm tới đối phương nghĩ gì. Kể cả một người không hề quen biết, cũng đơn giản bắt chuyện bằng thông tin cá nhân như tên gì, bao tuổi, đã lấy chồng chưa và đưa ra một lời khuyên gây shock như là: lấy chồng được rồi đấy =]]]]]]] Bản thân em, khi cố thay đổi bản thân, cũng đã có lúc mong muốn thay đổi một người khác trong gia đình vì không muốn người đó đi vào vết xe của mình, vật lộn với những suy nghĩ để định nghĩa lại mình. Vì trong gia đình mang nặng tư tưởng truyền thống VN, việc có 2 đứa con có ảnh hưởng sâu sắc bởi văn hoá Tây Âu nhưng được định nghĩa bản thân bởi một bà mẹ Việt rất gây mâu thuẫn tư tưởng. Đặc biệt là định nghĩa chia sẻ. Đôi khi sự chia sẻ của mẹ nằm ngoài những gì con cái mong đợi và những chia sẻ của bản thân em gây shock tâm lí cho phụ huynh 🙂 Vậy, làm thế nào để ngừng chia sẻ những điều không cần thiết??
Biết ơn vũ trụ đã giúp mình tìm được blog của bạn. Lần đầu tiên mình đã làm được VISION BOARD 2023 – 2026, và Vision board riêng cho năm 2023 nhờ áp dụng Pomodoro . Mình tin là mình sẽ nhận được rất nhiều giá trị từ bạn